как можно хранить документы дома

Хранение документов и архивов

Абсолютное большинство документов, которые необходимы для работы компании каждый день, существуют в электронном варианте или занимают не так много места на полках в офисе. Однако многие договора, акты и другие бумаги с подписями и чеками должны быть напечатаны, и необходимость хранить их в течение нескольких лет закреплена на законодательном уровне. Рано или поздно таких бумаг накапливается много и встает вопрос об архивном хранении документов. Они могут потребоваться в случае возникновения споров или претензий, и чтобы защитить интересы своей фирмы, нужно сейчас позаботиться о том, чтобы бумаги были систематизированы и хранились в оптимальных условиях.

Свои услуги по хранению документов в архиве предлагает Self Storage сервис «Кладовкин». Все наши помещения отлично подходят для сохранения бумаг в их исходном виде. Температура и влажность контролируются автоматически современной системой климат-контроля. Благодаря регулярной влажной уборке и продуманной системе вентиляции на складах не скапливается пыль, и отсутствуют посторонние запахи. Вы можете арендовать один или несколько боксов для хранения документов на любой срок. Мы рекомендуем упаковывать все бумаги в коробки, маркировать с указанием даты и типа. В случае необходимости мы готовы помочь с правильной организацией вашей документации.

Не знаете, какой размер бокса нужен?

Маленькие боксы лучше всего подходят для хранения ценностей, которые хотите обезопасить от краж или затопления во время командировки или отпуска, или личных вещей, которые вам временно не нужны.

Источник

Обзор облачных хранилищ: где хранить документы и фотографии

Однажды я обнаружила, что плачу 1000 рублей в месяц нескольким облачным хранилищам.

Рабочие файлы храню в «Дропбоксе», учебные — на «Гугл-диске», фотографии со свадьбы — на «Яндекс-диске», а еще пользуюсь «Айклаудом», чтобы быстро обмениваться фотографиями и заметками с мужем.

Мне это не понравилось: я платила, но на сто процентов не использовала ни одно облако. Тогда я решила разобраться, можно ли объединить в одном хранилище функции всех остальных и сэкономить.

Перейти на один сервис не получилось. Но теперь я плачу 208 рублей в месяц: оказалось, что от платных версий некоторых хранилищ можно отказаться. Расскажу, чем отличаются друг от друга все эти сервисы, — надеюсь, это поможет сэкономить и вам.

Яндекс Диск

Для чего: для личного фотоархива
Бесплатно: 10 гигабайт и безлимитная автозагрузка фотографий с телефона
Сколько стоит подписка: от 83 рублей в месяц. Подписка «Яндекс-плюс» дает еще 10 бесплатных гигабайт и скидку 30% на основные тарифы.

Главный козырь «Яндекс-диска» — можно автоматически загружать в облако фотографии и видео с телефона без ограничений по объему. Это значит, что можно не раскошеливаться на смартфон с большой памятью: все фотографии улетят в облако и не будут занимать место в телефоне. А если стерли удачный кадр, скорее всего, его удастся найти на диске.

Искать фотографии легко: нужно написать, что именно находится в кадре, и система покажет все подходящие изображения.

В хранилище встроена онлайн-версия «Микрософт-офиса»: она заменяет «Ворд», «Эксель» и «Пауэр-пойнт» на компьютере и позволяет редактировать документы совместно с другими пользователями. Промежуточные варианты тоже сохраняются: диск архивирует историю изменений документов на 14 дней в бесплатной версии и на 90 дней в любом из платных тарифов.

Если использовать «Яндекс-диск» только как семейный фотоальбом и замену платному пакету офисных программ, бесплатной памяти хватит надолго. Правда, придется смотреть рекламу: ее отключит только подписка.

Google Диск

Для чего: чтобы не тратить деньги и память устройства на дополнительные программы
Бесплатно: 15 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 139 рублей в месяц

«Гугл-диск» сохраняет файлы и дает возможность с ними взаимодействовать. К хранилищу можно подключить больше сотни расширений, которые справятся практически с любой задачей прямо внутри сервиса.

Программы поддерживают совместный режим работы пользователей и офлайн-режим: можно редактировать документы без подключения к интернету — правки добавятся в файл, когда устройство подключится к сети.

Как крадут деньги через смартфоны

Поиск по хранилищу такой же удобный, как и на «Яндекс-диске»: если вы забыли название файла, Гугл найдет его по названиям элементов изображения или по словам в отсканированных документах. В качестве сканера можно использовать приложение «Гугл-диска» на смартфоне: оно распознает документ на фотографии и сохранит его в формате ПДФ. Правда, эта функция доступна только для телефонов на Андроиде.

Dropbox

«Дропбокс» удобно использовать для работы. Например, файл из «Дропбокса» можно перенести на доску в Трелло или отправить коллегам в Слэк. А фотографии легко превратить в рекламные макеты с помощью инструментов Canva или PicMonkey: изображения из хранилища откроются на нужном ресурсе и будут доступны для редактирования.

У «Дропбокса» тоже есть собственный текстовый редактор с возможностью совместного доступа — Paper. В отличие от «Гугл-документов» или виртуального «Ворда», который предлагает Яндекс, Paper ориентирован на крупные рабочие группы: программа подписывает автора рядом с каждым исправлением в документе, чтобы коллеги не запутались в правках, а еще позволяет добавить в файл календарь — так удобнее следить за дедлайнами.

Сканировать документы мобильное приложение «Дропбокса» тоже умеет, причем на любых смартфонах.

Главная проблема сервиса — это стоимость. В отличие от аналогов, «Дропбокс» не предлагает тарифы с небольшим количеством памяти и низкой ценой: либо бесплатные 2 гигабайта, которые заканчиваются очень быстро и не дают подключаться к аккаунту больше чем с трех устройств, либо сразу 2 терабайта как минимум за 700 рублей в месяц. При этом стоимость подписки фиксирована в долларах: если курсы валют резко изменятся, стоимость подписки тоже не будет прежней.

OneDrive

Для чего: для хранения важных документов
Бесплатно: 5 гигабайт
Сколько стоит подписка: увеличить хранилище можно только при покупке «Офиса-365». Годовая лицензия для домашнего использования стоит около 3 тысяч рублей.

«Уандрайв» больше других хранилищ беспокоится о безопасности пользователя. По умолчанию подключена двухфакторная идентификация для входа в аккаунт. Еще в облако встроен «сейф» — папка, которая блокируется после 20 минут бездействия, а чтобы ее открыть, потребуется код из смс.

Еще пользователи Виндоус могут подключить резервное копирование папок «Рабочий стол», «Документы» и «Рисунки»: их содержимое будет сохраняться в облаке.

Пользователям доступны онлайн-версии программ «Микрософт-офиса» с возможностью совместного доступа. Но с ограниченным функционалом: чтобы включить все возможности, придется купить годовую лицензию на «Офис-365». Эта же лицензия расширит хранилище до 1 терабайта и активирует дополнительные меры безопасности: пользователи смогут защищать паролем ссылки на файлы и ограничивать действие ссылок во времени. А сами файлы будут защищены от удаления: если облако подвергнется атаке вредоносных программ, в течение месяца документы можно будет восстановить.

Правда, оформить подписку не так-то просто: лицензию на «Офис-365» нельзя купить на официальном сайте «Микрософт», только в розничных магазинах, а другие тарифные планы «Уандрайв» в России недоступны.

iCloud

Для чего: синхронизировать файлы между устройствами
Бесплатно: 5 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 59 рублей в месяц

«Айклауд» превращает все устройства от «Эпл» в единую экосистему: документы, доступные на одном гаджете, автоматически оказываются на всех остальных, если поместить их в хранилище.

При этом фотографии, напоминания, сообщения, почта и заметки сохраняются в нужные папки самостоятельно — с одними и теми же файлами легко работать на разных устройствах, в том числе одновременно.

С функцией «Семейный доступ» можно подключить к облаку устройства родственников — тогда общие папки будут автоматически обновляться у всех членов семьи. Для этого необязательно покупать всем Макбуки или Айфоны: у «Айклауда» есть программа для компьютеров на Виндоус. А вот владельцам других устройств придется воспользоваться браузерной версией хранилища.

Облако Mail.ru

Для чего: чтобы собрать файлы из других облаков
Бесплатно: 8 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 75 рублей в месяц

Основные функции этого облака похожи на «Яндекс-диск»: файлы можно просто хранить, давать к ним доступ другим пользователям, создавать текстовые документы, презентации и таблицы в онлайн-версиях программ «Микрософт-офиса». Только меньше бесплатной памяти и нет безлимитной синхронизации фотографий.

Мне было сложно разобраться в облачных хранилищах, потому что их функции частично пересекаются, а частично разительно друг от друга отличаются. Эта таблица поможет понять, что к чему.

Где удобнее хранить файлы

Рустам, тоже пришел в каменты про гугл фото написать. яндекс и рядом не лежал. Для истории качества более чем хватает.

Рустам, Отличный сервис, добавлю, что бесплатная версия не совсем уж безлимитная, видео очень сильно пережимается до FullHD. Для исходного качества уже нужна подписка.

Рустам, в Яндексе безлимит без потери качества

Рустам, а чего вы хотели от человека, который «неожиданно понял» что теряет кучу денег? Ему только обзоры на вино и делать.

V, ваши фото настолько ценные, что все хакеры АНБ только и работают, чтобы получить к ним доступ) Чертежи ядерных ракет фотографируете?

Имхо, рядовому пользователю париться вообще не зачем. Скорее откажет raid на вашем сервере, чем на сервере гугла.

Серхио, так то у тоталкоммандера есть плагин для подключения облак

Алексей, я когда-то пользовался этим плагином, за неимением чего-то лучшего. Но с появлением Air Explorer лысина заросла волосами, нормализовался сон и стул, зарплата выросла в 1,5 раза и девушки теперь приглашают на свидания 😀
Если серьезно, плагин (если мы об одном и том же плагине говорим) подглючивает и не имеет всего того функционала, что есть в AirExlporer, а именно мультиоблачность, работа из командной строки и по расписанию и т.д.

Серхио, под PC или андроид?

Алексей, Я использую под PC. Надо бы на сайте посмотреть есть ли вариант под андроид.
Посмотрел. Только Win/Mac платформы. На самом деле на андроиде лично я пользуюсь X-plore, там много какие облака можно подключить.

GreLI, чтож у вас там на фото, что вымогатели позарятся?

Не плачу вообще. На Яндекс 45 гигов, пользуюсь кучей облаков. Для перемещения между ними AirExplorer, ну и менее безопасный, но удобный Multcloud, использовал и Диск-О. Облачных серверов бесплатных море. Например Mega, pCloud, Idrive,Box, Mediafire, Degoo, MegaDisk,4Sync, Amazon Drive, Asus WebStorage, Nawer, Baidu ( от 350 до 1 терабайта бесплатно), Jottacloud, OpenDrive, Syncplicity, OVHcloud, 4shsred, CloudMr, Flickr. Раньше были хорошие облака ещё Gavitex, Ubuntu one. Всеми пользовался и пользуюсь.

Игорь, в облаках самое важное это надежность. Крупные компании как Яндекс/Google используют кросс-ДЦ репликацию данных. Это значит, что даже если на США и Европу упадёт метеорит, то ваши данные все равно не пострадают, т.к. будут дополнительно лежать где-нибудь в ДЦ в Азии. Про надежность вашего личного устройства или домашнего хранилища говорить не приходится. Так что решать вам.

Игорь, с приватностью можно улучить обстановку, накинув сверху шифрование файлов. Например, через boxcryptor.

Серхио, такой себе способ шифровать данные. Есть куда более надежные решения — boxcryptor, veracrypt.

У меня на мэйловском облаке 100 гб бесплатно. Может, как очень древнему пользователю?

Olesya, у меня вообще 1 ТБ.

SSH, лет 5 была какая-то акция на хабре вроде

SSH, была акция.
Я создал ещё аккаунты и у меня 4 Тб

Рустам, тоже, но пустует

Olesya, ну чего вы к девочке придираетесь? Она ж только начала разбираться с облаками. Решила бабла по-легкому на их обзоре срубить.

Olesya, вот только хотел об этом написать. У меня тоже 100 гиг на мэйлоблаке. И, да, это те пользователи получили, кто подключился к облаку одним из первых, на стадии тестирования вроде.

По какой-то акции выделили 100 ГБ на мэйл облаке без аб. платы, с этим и живу

Nolastname, ещё была акция по которой раздавали 1000 гб

Максим, ну сама Synology стоит в районе 15 тысяч + стоимость двух дисков на два терабайта. В таком раскладе это будет окупаться довольно долго

Защищенное облако MegaNZ — 50Гб и шифрование (AES на лету + 2FA). Использую веб версию в Chrome и iOS приложение.

Хочу дополнить этот момент: «Правда, оформить подписку не так-то просто: лицензию на «Офис-365» нельзя купить на официальном сайте «Микрософт», только в розничных магазинах, а другие тарифные планы «Уандрайв» в России недоступны.» на том же allsoft прекрасно продаётся лицензионный 365-й офис. Хотя действительно странно, что на сайте MS опция отсутствует.

Максим, продлить можно, а купить по-прежнему нельзя.

Qnap nas и свое личное облако.
Ранее google диск с тех пор как он открылся и был доступен только по приглашениями

Перепробовал все хранилища и остановился на Дропбоксе, потому что он самый быстрый. В отличие от других хранилищ, Дропбокс умеет обновлять измененные файлы — только те кусочки файла, которые изменились.

Это значит, если вы редактируете документ в Ворде на Гугл-Диске, то при каждом сохранении он перезаливает весь файл с нуля. А Дропбокс видит, какая часть файла изменить и перезаливает только её. На маленьких документах это кажется незначительным, но если, например, ретушировать тяжелые фотографии и файл в процессе весит 50-100 мегабайт, то разница чувствуется.

Купил себе на ebay office365 за 2 или 3 доллара, там учебный аккаунт. Офис можно поставить на 5 устройств и onedrive на 5 терабайт. Ничего критичного и парольного там не храню, но теперь очень удобно с документами. Мгновенная синхронизация и обмен документами между мобилой на андроиде, пк на винде и макбуком

Есть еще Мегадиск, Mega (правда, там места маловато и денег хотят много)

Раньше я хранил всё своё на внешнем жёстком диске. Но, однажды диск приказал долго жить и ВСЁ пропало. Особенно было жаль многолетних фотографий. Вот уж пожалуй единственное, чего стоит беречь и хранить.
А, у меня ведь ещё была на диске большая подборка любимых фильмов. Это тоже занимает много места. Но, фильмы хранить сейчас почти неактуально, т.к. их всегда можно найти в интернете. А, если нет интернета? А тебе вдруг захотелось посмотреть что-то из старенького. Похоже без внешнего жёсткого диска всё же не обойтись.
Как то так получилось, что на Яндекс-диске у меня более двухсот гигабайт памяти. Поэтому для меня это идеальное хранилище для всего. Особенно удобно хранить там документы по работе, которых очень много. И, т.к. я нередко езжу в командировки и работаю дома, через Яндекс-диск у меня всегда есть доступ к рабочей информации. И, что немаловажно, работая в команде, каждый член команды, где бы он не находился, всегда может работать с документами через упомянутый сервер.
Все остальные серверы гуглы-шмуглы и пр. теряют всякий смысл если есть Яндекс-диск. Разве что только для того, чтобы разделить хранилища по задачам. На Яндексе работа, на Гугле личная документация, не занимающая много места и так далее.
Кстати о стоимости. Дешевле Яндекса навряд ли можно чего-то найти. 1 Тб на Яндексе всего 210 р в месяц, а если есть подписка на «Яндекс плюс», то всего 146 р. А чтобы не платить за подписку я завёл денежную карту «Яндекс», которая позволяет бесплатно пользоваться подпиской. Какая разница какой картой расплачиваться в магазине?! Пусть будет «Яндекс», который позволяет пользоваться многими льготами и кэш-бэк на все покупки, пусть и небольшой.
Поэтому для меня наш родной Яндекс приоритет. Он удобен во всём. Это моё личное мнение.
В других странах просто нет своих серверов, кроме пожалуй Китая, поэтому они вынуждены пользоваться американским Гуглом. Ну, это их проблемы!

Использую Мегу для работы. 50гиг бесплатно. гибкая настройка синхронизации между устройствами. Весьма функциональный и хватает бесплатного плана если файлы не много весят, или синхронизировать только последние проекты.

Источник

Хранение документов дома: идеи организации с фото

Организация хранения документов дома рано или поздно требуется любой хозяйке. За несколько десятков лет жизни у каждого человека накапливается большое количество документов личных и своих домочадцев. Когда квитанции, договора, свидетельства о рождении детей свалены в один ящик для хранения, найти быстро небольшое по размеру удостоверение личности либо СНИЛС сложно. Периодически каждый задумывается, как организовать хранение архива.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Рабочие документы следует хранить отдельно от личных. Желательно организовать хранение не только в разных папках, но и в разных ящиках и шкафах.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

В одной из комнат вы можете выделить шкаф или комод, в котором одна или несколько полок могут быть выделены под хранение документов дома.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

Папка для медицинских анализов, книжек, рецептов должна быть выделена на каждого члены семьи отдельно. Это ускорит поиск нужных документов и структурирует их хранение.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории. Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Как хранить бумажные письма, уведомления, рецепты

Существуют разные способы хранения текущих документов дома. Актуальная информация, отправленная по почте заказным письмом, может быть ценной для человека несколько дней, месяцев, десятилетий. Письма разбирают сразу. Судебные решения, ответы из официальных инстанций откладывают в отдельную коробку или бокс, предназначенные для хранения документов дома.

Ненужные письма (реклама) сразу отправляют в мусорную корзину. В красивой коробке можно временно хранить неразобранные текущие документы. Здесь могут находиться два- три дня чеки из продуктовых магазинов, затем они выбрасываются.

Рецепты размещают отдельно от всех остальных бумаг в вертикальном лотке на полке подвесного ящика. Есть большое количество видео идей хранения документов дома. В подарочных и поделочных магазинах можно купить готовые деревянные полки, стойки для бумаг и раскрасить по собственному вкусу.

Источник