чем подтверждаются транспортные расходы

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

Далее рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

Подробнее о том, как учитывают транспорные расходы продавец и покупатель, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 и обязательна к применению с 01.01.2021 года) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ.

Именно с ТТН чаще всего связаны претензии контролирующих органов, т.к. именно этот документ является подтверждением расходов по прибыли. Ознакомиться с основными спорными моментами и найти аргументы для спора с проверяющими вы можете в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.

Источник

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Источник

Как подтвердить транспортные расходы организации

Ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

Сложно найти компанию, в деятельности которой не возникали бы транспортные расходы. Они составляют ощутимую долю затрат современной организации, в связи с чем нередко привлекают внимание налоговиков. Поэтому важно не просто собрать комплект подтверждающих документов, но и правильно их заполнить. Как это сделать – рассказала наш эксперт Екатерина Копейкина.

Что относится к транспортным расходам организации?

На практике у организации возникают три вида транспортных расходов:

Начнём с транспортных расходов по доставке.

Как в договоре купли-продажи согласуются условия по доставке товара?

Во-первых, важно на этапе подписания договора купли-продажи товара согласовать, какая из сторон несёт расходы по доставке товара. Если в договоре указано, что доставка осуществляется за счёт продавца, то у покупателя нет никаких оснований учитывать такие расходы.

Во-вторых, в договоре нужно прописать, как именно расходы по доставке будут оплачиваться. Возможны два варианты:

В-третьих, доставка может производиться собственным транспортом продавца или покупателя, а также могут привлекаться специализированные перевозчики. Привлечь посредника может как покупатель, так и поставщик.

И в любом из этих вариантов будет свой пакет документов. Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.

Вариант 1. По договору доставку товаров осуществляет продавец за свой счёт собственным транспортом.

Когда поставщик сам доставляет товар и стоимость доставки указана отдельно, то он обязан представить покупателю документы, подтверждающие доставку: транспортную накладную или товарно-транспортную накладную. При отсутствии транспортных документов могут быть оспорены и вычеты входного НДС, и расходы на приобретение товаров.

ТТН обязательно должна быть составлена при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта.

В остальных случаях лучше оформить ТН.

Если стоимость доставки товаров в договоре поставки не указана отдельно (включена в стоимость товаров), оформлять ТН не надо.

Для отражения расходов и документального подтверждения факта будет использоваться только ТОРГ-12 или УПД (которая заменит ТОРГ-12 и счёт-фактуру).

Вариант 2. По договору доставку товаров осуществляет покупатель за свой счёт собственным транспортом.

При самовывозе товара со склада поставщика собственным транспортом покупателя транспортная накладная или товарно-транспортная накладная не оформляются.

В этом случае расходы на доставку товара будут подтверждаться обычными документами: путевыми листами, зарплатными ведомостями, бухгалтерскими справками.

Вариант 3. Заключается договор с транспортной компанией.

Здесь также возможны два варианта:

1. Договор перевозки груза

Выписывает транспортную накладную грузоотправитель, то есть та организация, которая заказывает перевозку груза, если в договоре перевозки не установлено иное.

Транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах:

Неправильное оформление или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключённым или недействительным.

В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами. Если речь пойдёт о судебном разбирательстве, судьи будут оценивать относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства (несения фирмой расходов на перевозку в отсутствии накладной) в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности.

2. Договор транспортной экспедиции

При заключении договора транспортной экспедиции для подтверждения расходов на доставку товара у вас должны быть следующие документы:

Транспортную накладную выписывать он не обязан, её следует выписать экспедитору.

В ней в качестве грузоотправителя указывается грузоотправитель (тот, кто заключает договор экспедиции — покупатель или продавец), перевозчиком является экспедитор, а грузополучатель — покупатель.

Если экспедитор заключает договор перевозки от имени покупателя (или продавца), он должен оформить ТН на основании выданной доверенности и указать в качестве грузоотправителя покупателя (или продавца соответственно).

Если договор перевозки экспедитор заключает от своего имени, он должен оформить ТН от своего имени, указав себя в качестве грузоотправителя.

Какие расходы возникают при обслуживании автопарка?

К таким расходам относятся:

Ранее мы рассказывали о расходах на доставку товара покупателю.

На основании каких документов учитываются расходы на обслуживание автопарка?

Рассмотрим необходимые документы для вышеперечисленных затрат.

ГСМ. Для учёта всех видов топлива основным документом является путевой лист. Он не только подтверждает расходы на ГСМ, но и экономически обосновывает производственную направленность затрат.

Путевой лист обязателен для подтверждения расходов, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов. В этом случае путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учётных документов, так и для путевых листов.

Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Организация может разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы путевых листов. Используемые формы путевых листов нужно закрепить в учётной политике.

Если организация не занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов, то путевой лист она вправе не оформлять, а расходы на ГСМ подтверждать маршрутными листами, справками или отчётами о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учётных документов.

Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учётной политике.

Помимо путевых листов, для списания ГСМ также потребуются документы об оплате ГСМ (чеки АЗС) и авансовые отчёты, если ГСМ оплачивало подотчётное лицо.

Платная парковка и мойка. Для списания затрат на платную парковку и мойку потребуются договор, авансовые отчёты и кассовые чеки.

Расходы на ремонт автомобилей (в том числе на замену шин) подтверждают договоры на техническое обслуживание, заказы-наряды на ремонт, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, платёжные поручения.

Как видим, подтверждение транспортных расходов — дело непростое. Особенно нужно быть внимательным при оформлении договора поставки товаров, так как именно от условий договора будет зависеть и пакет подтверждающих документов.

Но, учитывая наличие многочисленных разъяснений официальных органов, можно один раз разобраться в комплекте необходимых документов, закрепить порядок в учётной политике, придерживаться его и тем самым свести налоговые риски к минимуму.

Ранее мы рассказывали о том, как правильно самостоятельно продать автомобиль.

Вопрос

Какими документами подтверждается проезд по платной дороге?

Ответ

Обслуживанием платных дорог в России занимается государственная компания «Автодор». В случае приобретения транспондеров подтвердить расходы можно договором с ООО «Автодор — Платные Дороги» и документами об оплате.

Юридическим лицам после завершения отчётного периода ООО «Автодор — Платные Дороги» предоставляет следующий пакет отчётных документов:

Срок предоставления документов — ежемесячно после 15-го числа по завершении каждого расчётного периода (расчётный период равен одному календарному месяцу). Акт выполненных работ — ежемесячно. Акт сверки взаиморасчётов — ежеквартально.

Документы можно получать по системе электронного документооборота. В личном кабинете на сайте «Автодора» доступны следующие отчётные документы:

Вопрос

Какие документы должен оформить продавец в случае отказа покупателя от приёмки части товара в момент его доставки (корректировочный или исправительный счёт-фактуру)? Может ли продавец признать в целях исчисления налога на прибыль расходы на доставку не принятого покупателем товара?

Ответ

В случае отказа покупателя от приёмки части товара в момент его доставки поставщик должен составить корректировочный счёт-фактуру.

Расходы на доставку не принятого покупателем товара поставщик вправе учесть в целях исчисления налога на прибыль.

При этом ключевыми факторами в данной ситуации являются как раз изначальное намерение поставщика доставить товар покупателю, направленность на получение дохода в результате хозяйственной операции с покупателем, а также документальное оформление доставки и отказа покупателя от товара.

Екатерина Копейкина, ведущий экономист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Источник

Учет транспортных расходов в торговых организациях

Что такое транспортные расходы

Транспортные расходы представляют собой совокупность издержек предприятия, связанных с организацией перевозки товара. При этом в них могут быть включены любые виды услуг, которые обеспечили прибытие товара в пункт назначения в целостности и сохранности, в частности услуги:

С транспортными расходами торговые компании сталкиваются повсеместно.

Следует выделить два вида рассматриваемых издержек:

Исходя из каждого типа услуг, компании прибегают к различным вариантам организации учета. Основные правила отражения подобных операций с 2021 года регламентированы ФСБУ 5/2019 «Запасы» (до 2021 года ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Подробно о нововведениях в порядке учета МПЗ, внесенных новым ФСБУ 5/2019, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно и переходите в материал.

На каком счете учитывать транспортные расходы приобретенных товаров

Учет транспортных расходов по купленным товарам может быть осуществлен одним из вариантов:

При этом выбранный вариант необходимо прописать в учетной политике.

Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс
Не включайте в фактическую себестоимость товаров затраты на их хранение после поступления на склад организации, а также иные затраты, которые не являются необходимыми для приобретения товаров (пп. «в», «г» п. 18 ФСБУ 5/2019).
Подробнее читайте в К+. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

О специфике ведения учета торговыми организациями см. в публикации «Торговля товарами с и без НДС (нюансы)».

Пример 1 (доставка учтена в стоимости)

Основной деятельностью ООО «Овал» является оптовая продажа мебели. В марте ООО закупило мебель на сумму 660 800 руб. (в т. ч. НДС 110 133,33 руб.). Доставка — 53 100 руб. (в т. ч. НДС 8 850 руб.) — учет по фактической стоимости на счете 41 «Товары».

Пример 2 (доставка — расходы на продажу)

Операции из примера 1, однако учет транспортных издержек производится обособленно с использованием счета 44 «Расходы на продажу».

При самовывозе товаров в рассматриваемые расходы могут быть включены издержки:

Следует отметить, что издержки по транспортировке товаров, собираемые на отдельном счете, подлежат ежемесячному распределению, исходя из показателей реализации и остатка товаров. Способ распределения указанных расходов отражен в ст. 320 НК РФ. Исходя из положений данной нормы сумма транспортных расходов, которые можно списать по окончанию отчетного периода, определяется по формуле:

ТРоп = ТРнм + ТРм – Трот,

ТРоп — транспортные расходы, подлежащие списанию за текущий месяц;

ТРм — расходы на доставку за текущий месяц;

ТРнм — остаток транспортных расходов на начало месяца (дебетовое сальдо счета 44);

Трот — транспортные расходы, приходящиеся на остаток товара на конец отчетного месяца.

Трот рассчитывается по формуле:

СТот — стоимость остатка товара на конец отчетного периода (дебетовое сальдо сч. 41);

Ср% — средний процент для определения суммы расходов, относящихся к остатку товаров.

Средний процент можно рассчитать по формуле:

Ср% = (ТРнм + ТРм) / (СТм + СТот) × 100%,

ТРнм — остаток транспортных расходов на начало месяца (дебетовое сальдо счета 44);

ТРм — транспортные расходы за текущий месяц;

СТм — стоимость товаров, реализованных за месяц;

СТот — стоимость нереализованного товара.

ВНИМАНИЕ! Порядок распределения транспортных расходов регламентирован п. 7.1 ПБУ 1/2008.

О том как, отразить порядок распределения транспортных расходов в учетной политике, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Как отразить в бухгалтерском учете транспортные расходы реализованных товаров

Транспортировка реализованных товаров также имеет различные варианты отражения в учете.

Некоторые покупатели могут сами осуществлять доставку, тогда поставщику не нужно учитывать транспортные расходы по причине того, что их в такой ситуации не возникает.

Большое число контрактов предусматривает транспортировку товара поставщиком или посредником. Особенности учета таких операций зависят от условий доставки, которые были предусмотрены контрактом между контрагентами:

Пример 3 (доставка в цене)

ООО «Овал» реализовало в апреле мебель, выручка составила с учетом доставки 885 000 руб. (в т. ч. НДС 147 500 руб.). Расходы ООО по доставке — 59 000 руб. Покупная стоимость реализованного товара — 560 000 руб. В том же месяце ООО приобрело мебель на сумму 236 000 руб. (в т. ч. НДС 39 333,33 руб.). Сумма транспортных расходов по закупке товаров составила 35 400 руб. (в т. ч. НДС 5 900 руб.), остаток по счету 44.1 на 01.04.2019 — 160 000 руб., остаток по счету 41 на 30.04 — 260 000 руб. Отметим, что транспортные расходы покупного товара отражаются по счету 44.1, реализованного — по счету 44.2.

Проводки в учете продавца:

Определим сумму транспортных расходов по покупным товарам к списанию в апреле с учетом приведенной выше формулы:

Средний процент расходов на остаток товара = 23,11% ((160 000 + 29 500) / (560 000 + 260 000) × 100).

Сумма транспортных расходов на остаток товара = 60 086 руб. (260 000 × 23,11%).

Дт 90.2 Кт 44. 1 — списаны расходы по транспортировке покупного товара 129 414 руб. Данная сумма будет учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Пример 4 (доставка учитывается как услуга)

ООО «Овал» реализовало в апреле мебель, выручка составила 826 000 руб. (в т. ч. НДС 137 666,67 руб.). Доставку ООО осуществило собственными силами, расходы по ней составили 59 000 руб., из них зарплата водителя — 40 000, страховые взносы — 12 000, топливо — 7 000. Доставка по договору оплачивается покупателем отдельно. Для отражения выручки от реализации транспортных услуг ООО использует счет 90.04.

Итоги

Издержки, представленные транспортными расходами, встречаются у любого хозсубъекта, в особенности большая их доля приходится на организации, осуществляющие торговую деятельность. Для учета таких расходов очень важно корректно составить учетную политику, из которой следуют основные моменты отражения данного вида издержек.

Источник