Как называется секретарь по современному

10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

Личный помощник

Кому необходим – руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Персональный ассистент

Кому необходим – руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

Секретарь

Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Секретарь-помощник

Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Секретарь на ресепшен

Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».

Источник

Последние публикации

Новости

Главные темы месяца

Коллеги, подскажите, пожалуйста, как переименовать должность секретаря?

Компания небольшая, службы документационного обеспечения нет, есть только секретарь, в оперативном подчинении которого находятся 2 водителя.
Секретарь хочет звучную должность и директор согласен.

Подскажите, пожалуйста, как у вас называются секретари?

Администратор офиса
ОФис менеджер
Адменистратор ресепшн.
Помощник руководителя

Отписаться от сообщений с форума

В работе Вам помогут:

Ресурсы ИКСЖурнал
«Кадровик-практик»Книги
по кадровому
делопроизводствуЖурналы регистрации
и книги учета

Бесплатные ресурсы

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— новые публикации,
— новости законодательства

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои с производственным календарем на 2021 год

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

Источник

секретарь

Полезное

Смотреть что такое «секретарь» в других словарях:

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия

СЕКРЕТАРЬ — (фр. secretaire) письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг и проч. для лица или присутственного места, при котором он состоит: секретарь посольства, секретарь редакции и проч. Словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка

СЕКРЕТАРЬ — секретаря, м. [secrétaire]. 1. Лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого н. учреждения, а также ведающее делопроизводством. Секретарь суда. Личный секретарь. «Хоть умного себе возьми секретаря.» Пушкин. «Сам я областью не правил … Толковый словарь Ушакова

СЕКРЕТАРЬ — СЕКРЕТАРЬ, я, муж. 1. Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения. Личный с. С. машинистка. 2. Лицо, ведущее протокол собрания, заседания. 3. Выборный руководитель организации. 4. Ответственный,… … Толковый словарь Ожегова

Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire … Справочник технического переводчика

СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций … Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — птица отряда соколообразных. На голове несколько направленных назад перьев (напоминающих гусиное перо за ухом писца). Высота ок. 1 м. В саваннах Африки (южнее Сахары). Пищу (саранча, термиты, грызуны и др.) добывает на земле. Птенцы легко… … Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — (Sagittarius serpentarius), хищная птица, единств, вид одноим. сем. соколообразных. Дл. 120 150 см. Когти острые, изогнутые. На затылке чёрный хохол из удлинённых перьев (напоминает перья за ухом писца, отсюда назв.). Хорошо летает, быстро ходит… … Биологический энциклопедический словарь

Секретарь — (от средневекового лат. secretarius, первоначально доверенное лицо) 1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица; 2) составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций. Политическая наука:… … Политология. Словарь.

Источник

Кто он, современный секретарь?

Секретарь или офис-менеджер?

Отношение к этой профессии в обществе неоднозначное. К пренебрежительному термину «секретарша», которое мы получили в наследство от советских времен, добавилось чувство зависти, вызванное высокими зарплатами современных секретарей. Старшее поколение, в том числе и родители молодых девушек, с большим смущением признаются, что их внучка или дочка работает секретарем. Да и сами девушки часто стараются обойти это тривиальное определение – секретарь.

Представление о современном секретаре не укладывается в четкие рамки, а выглядит примерно так:

возраст от 20 до 38 лет;

опыт работы – от «0» до десяти лет и более.

И единственное, что в обязательном порядке должно присутствовать у всех секретарей, – это «секретарский» внешний вид. Словесному определению это поддается с трудом, но глаз безошибочно выделяет нужный типаж: стройная молодая женщина, среднего или высокого роста, с уверенной, легкой походкой, прямой спиной, с милой улыбкой и приятным голосом, одетая строго и со вкусом. Нельзя стать современным секретарем, не соответствуя внешне этому образу.

…И никакой личной жизни!

В секретарской профессии одинаково востребованы незамужние девушки и замужние молодые женщины с детьми и без детей. Приоритеты расставляют сами руководители. При этом примерно 50 % руководителей глубоко убеждены, что секретарь должна быть свободна от семейных обязанностей и материнских забот, а другая половина уверена, что лучшие секретари – это замужние женщины. У них помимо профессионального есть и богатый жизненный опыт, умение сглаживать конфликты и находить компромиссы в самых сложных ситуации.

К грустным реалиям наших дней также относится и проблема так называемых гражданских браков. Девушки не спешат выходить замуж и создавать полноценные семьи, потому что они либо одержимы идеей построения карьеры, либо стараются вначале накопить денег на шикарную свадьбу, лимузин, потом квартиру и т.д. В погоне за карьерой и из желания создать прочную, затем очень прочную материальную базу девушки довольствуются кратковременными связями, которые редко заканчиваются настоящим браком. А вот руководители начинают предпочитать секретарей замужних и с детьми…

Секретарь секретарю рознь

Современных секретарей условно можно разделить на три группы: девушки случайные в этой профессии, карьерные секретари и секретари-профессионалы.

Иногда молодые девушки, которые попробовали поработать продавцами, официантками, воспитателями в детских садах, рекламными агентами и т.д. вдруг в одночасье решают стать секретарями. Главный аргумент у них такой: «Зарплата у секретарей хорошая, по телефону я говорить умею, компьютер у меня дома есть». В основном это девушки без высшего образования или с «невнятным» высшим образованием из новоиспеченных коммерческих вузов. Такие девушки не блещут ни знаниями, ни эрудицией, ни общим уровнем культуры. Некоторым из них все-таки удается найти работу секретаря и даже проработать какое-то время. Обычно работают они без энтузиазма, новые знания к ним не «прилипают». Руководство таких секретарей не особенно ценит и легко с ними расстается. Это девушки случайные в профессии и долго в ней не задерживаются.

Золотой фонд секретарской профессии – это те секретари, которые любят свою профессию и гордятся ею. Психологически, профессионально и внешне они соответствуют образу Секретаря. Интересно, что высшее образование у этих секретарей может быть разным: юридическим, экономическим, техническим, гуманитарным, но они умеют в своей секретарской профессии применять необходимые знания базового высшего образования. Круг интересов у таких девушек достаточно широк, поэтому им не бывает скучно ни на работе, ни вне офиса. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы – вот самые ценные качества профессионала. О таких секретарях мечтают все руководители!

Источник

Секретарь: чем занимается этот специалист?

Предприятие или офис нуждается в услугах многих специалистов. И в любой организации есть куча мелких обязанностей, которые не поручишь ни бухгалтеру, ни рядовому менеджеру. Именно с этой целью была придумана должность секретаря-референта, или просто секретаря.

Суть работы секретаря

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Источник фото pressfoto/freepik

Условия труда секретарей

График работы у секретарей довольно напряженный. По идее – это стандартная пятидневка с двумя выходными днями, но на деле секретарь находится на работе ровно столько, сколько и его руководитель. Секретарю приходится много планировать, отменять и назначать встречи, готовить документы, нередко сопровождать босса в деловых поездках.

В целом же профессия секретаря считается чемпионом по количеству переработок и задач.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);

Навык слепой печати;

Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;

Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);

Познания в архивном деле;

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.

Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.

Источник фото racool-studio/freepik

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Плюсы и минусы профессии секретаря

возможность саморазвития и прокачки навыков;

Источник