Как называется переписка в письме
Как правильно назвать переписку? (например, деловая)? См. далее
Как правильно называется переписка, которая ведется внутри государственного органа между ведомствами, сотрудниками и т. п.?
Например, есть деловая переписка (бизнес-переписка)
А как назвать переписку между сотрудниками, допустим МИД РФ?
P.S. Нужно, чтобы указать в резюме. (Овладел навыками (какой??) переписки (вариант «деловой» кажется мне не совсем корректным?
Письмо служебное или официальное — это распространённый вид документации, одно из средств обмена информацией.
Официальные письма относятся к основным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и заведениями.
Виды официальной переписки
●Дипломатическая — официальная переписка межгосударственных учреждений или иностранных представительств в дипломатической практике.
●Административная — официальная переписка между органами управления (органы власти, руководящие органы) и исполнителями (учреждения, предприятия, организации), а также их структурными подразделениями.
●Деловая (коммерческая) — переписка полуофициального характера между фирмами, учреждениями и т. п.
Классификация писем
Все деловые письма по функциональным признакам делятся на две группы:
●письма, требующие ответа,
●письма, не требующие ответа.
По тематическому признаку деловые письма делят на:
I. Коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческого соглашения, а также во время исполнения условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
●письмо-ответ — письмо, содержащее сведения, запрошенные ранее;
●письмо-запрос — письмо, в котором адресант обращается с определённым вопросом к адресату, например, обращения одной стороны к другой о желании заключить соглашение, как правило, без указания условий сделки или уточнить какой-то вопрос при совершении сделки;
●письмо-информация — содержит информацию о состоянии каких-то дел, которые могут интересовать ту организацию, в которую это письмо отсылается;
●письмо-предупреждение — письмо, в котором адресат предупреждается о прекращении предыдущей договорённости, в случае невыполнения им своих обязательств;
●письмо-предложение (оферта) — заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
●письмо-претензия (рекламация) — претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;
●письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договорённостей, обязательств и условия, которые будут приняты в случае их неисполнения.
II. Некоммерческие — используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:
●письмо-гарантия — содержит в себе подтверждения определённых обязательств или условий и адресуется отдельной организации или учреждению.
●информационное письмо (письмо-уведомление) — предусматривает информирование о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата;
●письмо-подтверждение — содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п.;
●письмо-благодарность — содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;
●письмо-поздравление — содержит поздравления по какому-либо поводу;
●письмо-приглашение — содержит приглашение на какое-то мероприятие;
●письмо-прошение — содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;
●письмо-рекомендация — письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы или письмо с рекомендациями известного адресату письма партнёра, фирмы.
●письмо-соболезнование — содержит соболезнования по какому-то поводу;
●инструктивное письмо — содержит указания и разъяснения подведомственным организациям;
●сопроводительное письмо — состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п.
Эпистолярный жанр общения (об истории развития письма)
Общение всегда являлось важной потребностью людей. А общение на расстоянии представляло определенные трудности. Но такое общение, ввиду его необходимости, существовало во все времена, не считаясь ни с чем.
Письмо – это система письменных знаков, передающих речь человека, рассчитанных на зрительное восприятие. Речь человека распадается на предложения. Предложения состоят из слов, слова из слогов, букв (звуков). Сейчас мы пользуемся звуковым письмом.
Употреблялись также отдельные предметы. Кусок соли обозначал дружбу, перец – ненависть, презрение и т.д. Это было так называемое предметное письмо.
Применялось и рисуночное письмо. Рисунок помогал обозначать целые послания. Письмом его можно назвать условно, так как оно передавало лишь общее содержание сообщения, но не отражало ни звуковой стороны речи, ни членения ее на слова, ни порядка слов. Например, чтобы изобразить договор, на рисунке в левой части изображали бобра, после него тридцать палочек. Рядом лук и стрелы, которые обозначали, что бобры мертвые. В правой части изображали выдру. Знак + обозначал обмен. Следовательно, тридцать шкур бобра обменивали на выдру. На смену рисуночного письма пришло идеографическое. В нем каждый знак обозначал отдельное слово или его часть. Сложно было общаться, ведь знаки обозначают слова, а слов в языке очень много.
Слоговое письмо возникло из идеографического. В нем знак обозначает отдельный слог, которые надо складывать в слова.
Звуковое письмо названо так потому, что в нем знак обозначает отдельный звук. Такое письмо имеет ряд преимуществ: большая простота в изображении знаков, возможность обходиться меньшим количеством знаков, легкость передачи грамматических форм слов. Это письмо применяется почти всеми народами мира.
Первыми стали пользоваться звуковым письмом древние египтяне. Потом оно проникло в Грецию.
На Руси письма писали еще до X века, то есть до крещения Руси. Об этом свидетельствуют найденные памятники, которые относятся к YIII – IX векам. Церковно-славянская азбука пришла на Русь из южнославянских стран. Это письмо существовало до XYIII века, когда Петр I ввел гражданскую азбуку.
Бумаги еще не было, и письма писали на самых разных материалах: глиняных табличках, папирусе, берёсте и даже рыбьей коже. Письма тогда назывались грамоты или послания.
Никакой специальной службы для их доставки не существовало, поэтому каждый, кто отправлял письмо, должен был снаряжать гонца. Для этого специально выбирался надежный человек, обеспечивался конем, пищей, деньгами в дорогу. Единственной задачей гонца являлась передача письма и возвращение с ответом. Это был очень трудный способ, так как занимал много времени, иногда месяцы. Кроме того, существовала опасность, что гонца ограбят, убьют, и он вообще не доберется до места назначения.
Само письмо тогда представляло собой свернутый в трубку свиток. Свиток обвязывался бечевкой, которую скрепляли печатью – оттиском личной печатки на воске. У именитых людей были собственные знаки на печатке – герб рода или его девиз. Это тоже являлось большим неудобством, ведь печатку можно было подделать.
Иногда письма пересылались с голубями, которых позже назвали почтовыми. Эта пересылка была намного труднее. Во-первых, птиц надо было хорошо обучить. Во-вторых, стоили такие «почтальоны» очень дорого.
В-третьих, голубь мог стать жертвой кошки, погибнуть, не выдержав длительного перелета. Мало того, что к ожиданию примешивалось нетерпение, еще и не было никакой уверенности, что адресат получит письмо и пришлет ответ.
Со временем люди начали понимать, что необходимы какие-то меры для того, чтобы пересылка писем не была такой трудной. Но прошло несколько веков, пока придумали специальную службу. Появились почтовые станции, которые назывались «ям». Отсюда пошло слово «ямщик». Перевозили письма на лошадях. На станциях ямщики и упряжки менялись. Теперь за сохранность писем можно было не волноваться, да и времени уходило гораздо меньше.
Ямские учреждения просуществовали до конца XIX века. Все это время руководил гоньбой Ямской приказ, во главе которого в разное время стояли многие выдающиеся государственные деятели России: князь Д.М.Пожарский, князь С.В.Прозоровский, князь В.В.Голицын. Почта способствовала обустройству государства. Она помогала упорядочить систему страны, облегчала передачу распоряжений. Это имело огромное значение для государства, занимавшего такую обширную территорию. Кроме этого, ямские учреждения приносили большую пользу казне, облегчая сбор и доставку денег, не считая непосредственных доходов от почтового дела.
Трудности оставались с самим внешним оформлением письма. Каждый отправитель вкладывал написанное в любой пакет, на пакете писали длинные и порой запутанные из-за многословности адреса. А с оплатой за доставку было еще сложнее. На каждое расстояние была своя цена, учитывалось количество верст, время года, словом, отправка каждого письма сопровождалась сложными подсчетами.
Все стало гораздо проще, когда придумали особый знак оплаты почтовых услуг – марку. Марки появились в виде цветных четырехугольных бумажек с различными изображениями и указанием цены. Изменились и обертки для писем. Конверты стали одинаковыми для всех. Вместо запечатывания воском, а позднее сургучом, и личных печатей появилась единая печать, которой письмо запечатывали при приеме на почте.
Люди все больше привыкали к почтовой связи. С появлением железных дорог, а позднее самолетов, пересылка писем ускорилась.
Деловая профессиональная переписка: основы и правила
В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.
Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.
Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.
Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.
Виды деловых писем
Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.
По структуре оформления различают:
Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.
Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.
Правила делового письма
То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.
Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.
Оформление делового письма
Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.
Не стоит пренебрегать такими аспектами:
Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.
В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.
Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.
При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.
Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.
Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».
Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.
Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.
В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.
Стиль делового общения
Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.
Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.
Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.
Важность правил делового письма
По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.
Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:
Деловая переписка необходима, так как:
Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
Важность письма (это при необходимости).
Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.
Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») 
только для ответа. Используя пиктограмму 
, размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».
Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.
Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.
В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.
Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.
Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.
Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.
По материалам статей:
1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.
2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.
Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ