Как называется элемент оформления документа

Письмовник

Реквизиты – что это такое?

Стили и жанры

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:

Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:

Логотип
или товарный знак

Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже

Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты

Наименование
вида документа

Адресат: наименование организации-получателя; должность, инициалы и фамилия лица-получателя в дательном падеже

Дата

Рег. № документа

Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:

Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В.

© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

В приложениях А, В даны:

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Как называется элемент оформления документа

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Глава 4. Оформление реквизитов документов

Глава 4. Оформление реквизитов документов

ГОСТом Р 6.30-2003 установлены единые правила оформления служебных документов, выполнение которых обеспечивает юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска документов.

4.2. Для Администрации города устанавливается следующий состав реквизитов:

изображение герба города (01);

наименование органа местного самоуправления, муниципальной должности (02);

код организации (03);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (04);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (05);

код формы документа (06);

наименование органа Администрации города (07);

справочные данные об органе Администрации города (08);

регистрационный номер документа (11);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (12);

место составления (принятия) документа (13);

гриф утверждения (15);

указание по исполнению документа (16);

наименование (заголовок) документа (17);

отметка о контроле документа (18);

текст документа (19);

отметка о наличии приложений (20);

подпись должностного лица (21);

гриф согласования (22);

отметка о заверении копии (25);

отметка об исполнителе (26);

отметка об исполнении документа (27);

отметка о поступлении документа (28);

идентификатор электронной копии документа (29);

отметка о конфиденциальности (30).

4.3. Правила оформления реквизитов:

4.3.1. Изображение герба города (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с Решением Нижнетагильской городской Думы от 27.06.2006 N 112 «О положении о гербе города Нижний Тагил» и пункта 3.6. настоящей Инструкции.

4.3.2. Наименование органа местного самоуправления города (реквизит 02) (Администрация города Нижний Тагил), муниципальной должности (Глава города Нижний Тагил), помещаемое на бланках документов, должно полностью соответствовать наименованию, установленному Уставом города.

4.3.3. Код организации (реквизит 03) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

ОКПО проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 04) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках документов в составе справочных данных.

4.3.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

4.3.6. Код формы документа (реквизит 06) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД (например: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение).

На бланках писем, инструкций, заявлений код формы не проставляется.

4.3.7. Наименование органа Администрации города (реквизит 07), помещаемое на бланках, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Орган Администрации города должен иметь полное и может иметь сокращенное наименование.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним, например:

Если документ подготавливается совместно двумя и более органами Администрации города, то наименования организаций печатается на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования органов одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

4.3.8. Справочные данные (реквизит 08) указываются на бланках (шаблонах) служебных писем и включают в себя: почтовый адрес (указывается в следующем порядке: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, почтовый индекс), номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес органа Администрации города.

4.3.9. Виды документов (реквизит 9) устанавливаются Уставом города, положениями об органах Администрации города, иными муниципальными правовыми актами и должны соответствовать ОКУД. Например, распорядительными документами Администрации города, в соответствии с Уставом города, являются постановления, распоряжения и приказы.

Вид документа не указывается в служебных письмах.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2015 года.

4.3.11. Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа, изданного двумя и более авторами (органами), состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в заголовочной части документа

4.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12) включает в себя исходящий номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на исходящий номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют исходящему номеру и дате поступившего документа адресанта.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

4.3.13. Место составления (принятия) документа (реквизит 13) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается при составлении протокола выездного совещания, выездного заседания консультативно-совещательного органа.

Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

4.3.14. В качестве адресата (реквизит 14) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первой страницы документа, начинается с прописной буквы. Строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля документа. При написании реквизита «Адресат» не используются курсив и выделение текста полужирным шрифтом.

При направлении документов в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При направлении документа руководителю наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации входит в наименование должности адресата; наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже и отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, при направлении документа гражданину его инициалы ставятся после фамилии.

При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен иметь больше трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресом не указывается. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в три адреса составляется указатель рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.

При направлении служебного письма в организацию указываются ее наименование через одинарный межстрочный интервал, затем почтовый адрес, который отделяется от наименования организации одним дополнительным межстрочным интервалом, например:

При направлении служебного письма гражданину указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес через одинарный межстрочный интервал, например:

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» и указанной в пункте 4.3.8 настоящей Инструкции.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, государственные органы Свердловской области, постоянным корреспондентам.

4.3.15. Гриф утверждения документа (реквизит 15) печатается в правом верхнем углу проекта документа от границы верхнего поля через одинарный межстрочный интервал с применением флагового расположения строк. Строки грифа выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля.

При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (оформляется цифровым способом), например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении проекта документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Перечень документов, подлежащих утверждению, изложен в Приложении N 6 к настоящей Инструкции.

4.3.16. Указание по исполнению документа (реквизит 16), может оформляться непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе бумаги и в электронном виде в СЭД.

Указание по исполнению (резолюция) включает: инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись руководителя и дату подписания указания (оформляется цифровым способом). Срок исполнения поручения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Указание по исполнению документа может быть оформлено на специальном бланке поручения руководителя формата А6 в соответствии с пунктом 7.11. настоящей Инструкции. В этом случае на резолюции ставится номер и дата документа, к которому относится указание.

4.3.17. Наименование (заголовок) документа (реквизит 17) отражает его краткое содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

Заголовок к тексту документа составляется автором проекта документа. Заголовок проекта документа оформляется под реквизитами бланка, печатается через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах правовых актов наименование правового акта оформляется полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный межстрочный интервал, печатается по ширине страницы над содержательной частью правового акта центрованным способом.

К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения) заголовок не составляется.

4.3.18. Отметка о контроле документа (реквизит 18) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа с использованием системы электронного документооборота.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы изданные нормативные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».

Тексты документов, регулирующих деятельность в Администрации города (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта, печатают с абзацного отступа, после символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.

При изложении текста могут быть использованы таблицы, например:

Боковик (графа для заголовков)

К таблицам, имеющим книжную ориентацию, применяются те же параметры страницы, что и к тексту документа.

Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «N»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.

В многостраничных таблицах на первой странице обязательно проставляется нумерация граф, которая переносится на последующие страницы, а если таблица содержит большое число граф, то целесообразно переносить наименование граф на каждую последующую страницу.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф допускается в исключительных случаях.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы после запятой. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Цифровые и словесные показатели в таблице набирают на уровне первой строки боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

В распорядительных документах органов Администрации города, должностных лиц используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В распорядительных документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих консультативных и совещательных органов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Особенности подготовки и оформления текстов распорядительных и организационных документов, справочно-информационной и справочно-аналитической документации изложены в главах 5, 6, 7 настоящей Инструкции.

4.3.20. Отметка о наличии приложений (реквизит 20) используется при оформлении сопроводительных служебных писем, внутренних документов.

Отметка о наличии приложений оформляется под текстом от левой границы текстового поля, печатается с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста одним дополнительным межстрочным интервалом. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается соответствующая информация и общее количество листов в приложении без количества экземпляров, например:

Если приложение сброшюровано, то в отметке о наличии приложений количество листов не указывается. Если название брошюры указано в тексте документа, то в отметке о наличии приложений указывается только количество экземпляров приложения, например:

Если в тексте документа нет ссылки на сброшюрованное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется с указанием его наименования, например:

Если приложение рассылают не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений дополнительно указывается, в какой адрес оно направляется, например:

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о наличии приложения дополняется информацией о грифе документа, например:

Порядок оформления наличия приложений к распорядительным документам изложен в пункте 5.12 настоящей Инструкции.

4.3.21. Подпись должностного лица (реквизит 21) включает полное наименование должности, личную подпись (в документах, которые оформляются только в электронном виде, личная подпись не проставляется), инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Наименование должности указывается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то печатается через один межстрочный интервал, например:

При указании воинского (специального звания) или классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ, например:

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) классные чины не указываются.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

На бланке поручения руководителя наименование должности в подписи должностного лица не указывается, например:

или указывается сокращенное наименование должности, например:

При подготовке писем на бланках Главы города расшифровка должности оформляется следующим образом:

Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:

Если руководитель, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывается заместителем этого руководителя, имеющим право подписывать документы за руководителя, или иным должностным лицом, имеющим право подписи на основании соответствующего правового акта, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись должностного лица оформляется следующим образом (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

В период временного отсутствия Главы города подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол заседания коллегиального органа, например:

4.3.22. Гриф согласования (реквизит 22).

При необходимости согласования проекта документа с другими органами местного самоуправления, государственными органами или иными организациями оформляется гриф согласования. Согласование проекта может осуществляться в случаях, предусмотренных действующим законодательством, с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор), а также организациями, интересы которых затрагивает содержание проекта документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), а также наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование органа, организации), его личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования или наименование вида документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа в левой его части с применением флагового расположения строк с выравниванием по левому краю текстового поля документа и печатается через одинарный межстрочный интервал. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами без кавычек, дата согласования оформляется цифровым способом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов, организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На проекте документа в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Источник