таблицу нельзя создать с помощью мастера
Создание таблицы с помощью мастера
Мастер создания таблиц Microsoft Access 2000 позволяет создать таблицу на основе имеющихся образцов. Такой метод удобен в том случае, если необходимо создать достаточно типичную базу данных с небольшим количеством таблиц и связей между ними (например, база данных каталога видеозаписей). В этом случае нет необходимости заранее продумывать типы и свойства полей данных, т.к. они предлагаются системой.
Для создания таблицы необходимо выполнить следующее:
1. В перечне объектов слева выбрать «Таблицы».
2. В списке действий справа выбрать «Создание таблицы с помощью мастера».
3. Из предложенного списка образцов таблиц и полей выбрать нужные и добавить их в «Поля новой таблицы».
4. При необходимости можно переименовать поля (кнопка «Переименовать поле…»).
5. В следующем диалоге задается название новой таблицы и способ определения ключа (ключевого поля). Ключ можно определить самостоятельно. При этом допускаются следующие варианты:
a) «Последовательные числа…» – при таком выборе числовое значение ключевого поля для каждой новой записи будет сформировано автоматически. В большинстве случаев это наиболее удобный способ.
b) «Числа, вводимые пользователем…» – предполагает, что числовое значение ключевого поля не задается системой, а определяется пользователем. Полезно в том случае, когда значение ключевого поля используется не только внутри базы данных (например, номер студенческого билета назначается до ввода информации о студенте в базу данных).
c) «Сочетание букв и чисел…» – аналогично случаю b, но допускает не только цифры в ключевом поле. В крупных базах данных такой вариант применяется редко и используется числовое ключевое поле (даже в тех случаях, когда объект не имеет числового ключевого атрибута, а имеет символьное, в базу данных искусственно добавляется дополнительное поле и используется вариант a.
6. Если в базе данных уже присутствуют таблицы, Access задаст вопрос о связях с этими таблицами. При этом в большинстве случаев система правильно определяет связанные таблицы по одинаковым названиям полей. Подробнее установка связей описана в соответствующем разделе.
7. После создания таблицы с помощью мастера можно перейти к следующим действиям:
Подробнее все эти действия описаны ниже в соответствующих разделах.
Работа мастера анализатора таблиц
Office 365 ProPlus переименован в Майкрософт 365 корпоративные приложения. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте этот блог.
Внимание! Материал, изложенный в этой статье, требует знания пользовательского интерфейса на компьютерах с одним пользователем.
Эта статья применяется только к базе данных Microsoft Access (.mdb) или Microsoft Office Access 2007 (.accdb).
Сводка
Мастер анализатора таблицы поможет вам создать реляционную базу данных из набора данных. При использовании мастера анализатора таблицы не нужно знать принципы проектирования баз данных. В этой статье рассказывается о том, как мастер анализатора таблиц расшифровка базы данных с одним столом и предлагает способ разделения исходной таблицы на набор связанных таблиц.
Дополнительные сведения
Мастер анализатора таблицы может автоматически анализировать нереляционную базу данных и «нормализовать» ее для вас. Нормализация — это процесс принятия одностоловых баз данных и их распада на набор небольших связанных таблиц, каждая таблица посвящена одной теме или группировке сведений.
Нормализуемая реляционная база данных имеет ряд преимуществ перед нереляционной. Во-первых, обновление информации быстрее и проще, так как требуется меньше изменений данных. Во-вторых, сохраняется только минимальная информация; поэтому база данных меньше. Наконец, реляционная база данных автоматически поддерживает согласование данных, так как данные хранятся один раз.
Несмотря на то, что мастер анализатора таблицы может помочь вам создать реляционную базу данных, если у вас есть опыт работы с базой данных, мастер анализатора таблицы позволяет изменять любые предложения, которые он делает. Можно разделить таблицы, переставить поля в таблицы и создать связи между таблицами. Решения мастера анализатора таблиц можно изменять на каждом этапе процесса создания базы данных.
Запуск мастера анализатора таблиц
Чтобы запустить мастер анализатора таблицы, выполните следующие действия:
В Microsoft Office Access 2003 или в Microsoft Access 2002 указать на анализ меню Tools, а затем нажмите таблицу.
В Microsoft Office Access 2007 или более поздней версии щелкните вкладку Средства базы данных и нажмите кнопку Анализ таблицы в группе Анализ.
Следуйте инструкциям в диалоговом окантовке Мастер анализатора таблицы. Обратите внимание, что в первых двух диалоговом окнах объясняется, что такое нормализация и почему она полезна. В третьем диалоговом окне спрашивается, хотите ли вы вручную разделить базу данных или позволить мастеру сделать это за вас.
Работа мастера анализатора таблиц
Если вы хотите, чтобы мастер анализатора таблицы разделил базу данных, мастер анализатора таблицы выполняет следующий процесс:
Создание формы с помощью мастера
Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора. Поэтому Мастер форм полезен не только начинающим пользователям, но и профессиональным разработчикам.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.
Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы «Сотрудники» (Employees) для базы данных «Борей» (Northwind). Источником данных для этой формы будет таблица «Сотрудники» (Employees). Эта форма предназначена для ввода и редактирования информации о сотрудниках компании. Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:
Рис. 5.2. Первое диалоговое окно Мастера форм
Попробуйте создать ленточную форму и оформить ее подходящим образом с помощью форматирования элементов управления. Вы увидите, что в хорошо оформленной ленточной форме данные просматривать намного удобнее, чем в табличной форме. Вид выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.
После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.
Рис. 5.3. Второе диалоговое окно Мастера форм
Рис. 5.4. Третье диалоговое окно Мастера форм
Рис. 5.5. Последнее диалоговое окно Мастера форм
В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 5.6 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.
Рис. 5.6. Форма «Форма_Товар», созданная с помощью Мастера форм
Созданная с помощью мастера форма «Форма_Сотрудники» готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления. В следующих разделах приведены примеры изменения формы в режиме Конструктора.
Таблицу нельзя создать с помощью мастера
1. Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;
Первоначально представляется таблица с полями, куда необходимо ввести данные. Эта таблица содержит, как правило, 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения Access сам решает, какой тип данных присвоить каждому из полей.
Видео YouTube
2. Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;
Создание таблиц в окне конструктора предоставляет более широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. После выбора этой операции открывается конструктор таблиц следующего вида.
Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Имя поля – вводятся имена атрибутов, которые необходимо отразить в таблице.
Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц. Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы.
В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области (свойства полей).
Свойства полей (выборочно— это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.
Формат поля – для задания формата отображения значения
Маска ввода – задание отображения постоянных символов в поле (для текста и даты)
Условие на значение – ограничение на значение вводимых данных ( 50)
Индексированное: Да (совпадения не допускаются) – первичный ключ, Да (совпадения допускаются) – вторичный ключ, Нет (неиндексированное поле)
Видео YouTube
3. Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;
MS Access содержит целый ряд таблиц, которые вы можете использовать в качестве прототипов требуемых Вам таблиц. При использовании мастера Вы можете не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц.
Из набора таблиц можно выбрать нужную, которая будет создана в БД пользователя.
Видео YouTube
Видео YouTube
5. Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов. Устанавливается как и импорт через диалоговое окно, но при этом таблица остается в старом приложении и может использоваться несколькими пользователями.
Создание таблицы и добавление полей
В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.
Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
Создание таблицы
В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.
Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.
Создание таблицы в новой базе данных
Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.
Нажмите кнопку Создать.
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
Создание таблицы в существующей базе данных
Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.
Использование импорта или связывания для создания таблицы
Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.
Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.
Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.
Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.
Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.
Создание таблицы с использованием сайта SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создание списка SharePoint на основе шаблона
Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Создание настраиваемого списка
Выберите пункт Другой.
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.
Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.
Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.
Создание таблицы с использованием веб-службы
В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.
Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
Нажмите кнопку Установить новое подключение.
Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.
Настройка свойств таблицы
Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.
Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.
Откроется страница свойств таблицы.
На странице свойств откройте вкладку Общие.
Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.
Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.
Представления на веб-сайте SharePoint
Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.
Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.
Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.
Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.
Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).
Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.
Режим по умолчанию
Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию ( Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.
Условие на значение
Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.
Сообщение об ошибке
Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.
Определите условия отображения строк в режиме таблицы.
Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.
Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.
Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.
Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.
Фильтр при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Сортировка при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку 
рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.
Сохранение таблицы
После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».
Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.
Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.
Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.
Настройка первичного ключа
Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».
Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.
Определение полей, используемых в качестве первичного ключа
Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:
Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
Значения не должны изменяться.
Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.
Настройка или изменение первичного ключа
Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.
Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.
Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.
Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.
Удаление первичного ключа
Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.
Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.
Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.
Добавление полей
Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.
Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».
У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.
Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.
Добавление поля путем ввода данных
Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле (1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.
Ввод данных в столбец Добавить поле:
Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.
Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
Введите данные в новое поле.
Добавление поля с помощью шаблона
Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.
Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.
Задание свойств полей
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.
Например, с помощью свойств поля можно:
изменить вид данных в поле;
предотвратить ввод неправильных данных в поле;
задать для поля значение по умолчанию;
ускорить поиск и сортировку по полю.
Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.
Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.
Задание свойств поля в режиме таблицы
В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Переименование поля
Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).
В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.
Введите новое имя в заголовок поля.
Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.
Изменение типа данных поля
При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).
Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).
Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.
На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.
Изменение формата поля
Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.
На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.
Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.
Задание других свойств поля
В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.
На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.
Задание свойств поля в Конструкторе
При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.
В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
В контекстном меню выберите пункт Конструктор.
Изменение типа данных поля
После создания поля можно изменить его различные параметры.
Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.
На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.
В столбце Тип данных выберите значение из списка.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.
Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.
Задание других свойств поля
Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.
На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.
Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.
В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.
Какие свойства полей доступны?
Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.
Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.
Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.
Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.
Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.
Перемещение поля
Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.
При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.