Как назвать встречу с коллегами

Как называть встречи

Как называть встречи

Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.

Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например:

Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.

Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т. п.

Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

Для того чтобы найти в календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2007 и 2010 нужно просто ввести нужное слово в соответствующее поле и нажать изображение лупы справа:

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Черный PR – это фантом или Называть вещи своими именами!

Черный PR – это фантом или Называть вещи своими именами! 26 апреля на церемонии вручения премии «Серебряная калоша» в номинации «Пиар года или Приступ пиареи» победил депутат Госдумы Алексей Митрофанов и его фильм «Юлия». А ведь не так давно журнал «Сообщение», журнал о

Называть вещи своими именами

Называть вещи своими именами Черный PR все чувствуют, видят и называют, когда распространяют негативную информацию. А PR видят там, где идут комментарии известных людей. Вообще-то, по всем правилам, PR должен быть незаметен и гармоничен. Тогда он работает. А все остальное к PR

Еженедельные встречи

Еженедельные встречи Прежде всего, требовалось собрать, изучить и расшифровать доступную информацию. Необходимо было просмотреть старые доклады и поговорить с командой Вагеса так, чтобы это не воспринималось как желание осудить тех, кто разрабатывал Блок 34. Один

Проводим встречи

Проводим встречи Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать

Встречи с ментором

Встречи с ментором Общение с ментором, как правило, происходит два-три раза в год. Следует заранее обдумать, как лучше использовать это время, что на данный момент вызывает у вас недопонимание, в решении каких вопросов требуется помощь. Если к встрече не подготовиться, то

Бедные, гордые, эффективные – какую цифру называть?

Бедные, гордые, эффективные – какую цифру называть? В результате своей соискательской практики и опыта «по ту сторону стола» я вывела такую формулу стоимости вакансии.Первая составляющая – во сколько себя оценивает кандидат. Эту цифру он может получить, исходя из своих

Встречи и спринты

Встречи и спринты У вас нет постоянного офиса или не все работают там? Это вовсе не значит, что вам не нужно время от времени собираться вместе. На самом деле это необходимо.Мы в 37signals собираемся минимум дважды в год на четыре-пять дней. Отчасти для того, чтобы обсудить

Как называть встречи

Как называть встречи Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен

Встречи с руководством

Встречи с руководством Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.Комиссии по проверке хода выполнения

Оформление встречи

Оформление встречи Встречу обязательно надо правильно оформить. Существует свод базовых правил, который я рекомендую использовать.1. Аватарка должна быть максимальной по размеру, с указанием даты, времени и места проведения события, если мероприятие проходит

Описание встречи

Описание встречи Именно на основе описания встречи люди принимают решение – идти на событие или нет. Причем описание развлекательного события и обучающего существенно различается. В первом случае упор лучше делать на эмоции, во втором – давить на рациональность,

Назначение встречи

Назначение встречи Это цель всего нашего разговора, и все, что было ранее, – долгий разогрев клиента для быстрого и успешного прохождения данного этапа. Только сразу вычеркни фразу «Я бы хотел Вас пригласить…»! Это очередной стандарт, который и звучит-то довольно

Встречи и приемы

Встречи и приемы ПредставленияВо время встречи в деловом мире обычным порядком является: представление, рукопожатие и обмен визитками. Главное старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека. Младший по рангу

Шаг 2. Организовываем встречи с ЛПР

Шаг 2. Организовываем встречи с ЛПР Прежде чем идти с кем-то разговаривать или прежде чем совершить первый звонок, предлагаю написать сценарий разговора. Сценарий должен содержать приветствие, вкратце то, о чем вы собираетесь сказать, и заготовленные заранее ответы на

Источник

Пять типов мероприятий, улучшающих взаимопонимание между коллегами

Сооснователь EdTech-маркетплейса Preply

Под тимбилдингом обычно понимают общую стратегию построения команды, а еще — отдельные мероприятия для укрепления связей внутри коллектива.

Почему и для чего стартапу нужны такие ивенты и как их организовать, рассказал сооснователь и СЕО онлайн-сервиса для поиска репетиторов Preply Кирилл Бигай.

Самая большая ошибка руководителя — относиться к корпоративным мероприятиям как к развлечениям «для галочки». В таких случаях вся работа сводится к организации вечеринки под Новый год, и на этом заканчивается. Я не против вечеринок, но советую подходить к выбору тимбилдинговых мероприятий комплексно и мыслить стратегически.

Для чего на самом деле нужны корпоративы

Исследование Harvard Business School показывает, что на ощущение удовлетворенности от работы влияют три параметра: вознаграждение, достижения и общение. Люди хотят не только получать деньги, но и гордиться своей деятельностью, а еще — проводить рабочее время в дружеской атмосфере. Последнее — цель тимбилдинга.

Корпоративные развлечения существуют не только для того, чтобы сотрудники отдохнули от рабочих будней, хотя и это важно. Огромное значение имеет атмосфера, которая создается в коллективе. Люди, которые вместе переживают положительные эмоции, чувствуют себя увереннее и свободнее друг с другом. Если правильно подойти к организации корпоратива, после него участникам команды будет гораздо проще найти общий язык в условиях рабочих будней.

Cообщить о возникшей проблеме легче тому, с кем вы вчера играли в футбол или отплясывали под Тейлор Свифт.

Если говорить о других форматах тимбилдинговых мероприятий, они могут прямо или косвенно способствовать развитию нужных команде навыков.

Есть и другие примеры, с менее очевидными задачами. Вот ситуация: у нас работают сотрудники из разных стран, которым не всегда легко встроиться в рабочие процессы. С приходом новичков мы устраиваем неформальную встречу, знакомимся, расслабляемся.

В итоге новый сотрудник не только легче адаптируется и быстрее вливается в коллектив, но и «с порога» позиционирует себя как специалиста, раскрывает какие-то дополнительные таланты и навыки. В перспективе мы можем их использовать. Еще на этих встречах мы узнаем много нового о потенциальных рынках — о тех странах, из которых приезжают наши коллеги.

Коллектив стартапа: нужно ли «подружить» сотрудников

Принято считать, что тимбилдинг нужен «разношерстным» командам в огромных компаниях. Но мы говорим о стартапе, где обычно работает немного людей, и все они горят одной идеей.

Для руководителя такого проекта может быть не очень-то понятно, зачем нужно «дружить» команду, которая и так состоит из молодых, амбициозных и настроенных на решение одной задачи людей. На самом деле у стартапа много причин этим заняться.

Главная причина задуматься о тимбилдинге — это, конечно, нематериальная мотивация.

У корпораций есть возможность награждать сотрудников внушительными бонусами, премиями, социальными программами. У стартапов часто таких возможностей нет: все заработанное вкладывается в развитие. Если вы хотите, чтобы в команде трудились лучшие, и не готовы терять бойцов, нужно создать чувство общности, а это — как раз задача тимбилдинга.

Но подобные мероприятия нужны не только для улучшения рабочей атмосферы. Предприниматель и профессор MIT Алекс Пентланд в статье для Harvard Business Review утверждает, что взаимодействие в команде прямо влияет на прибыльность проекта. Как показали его исследования, наиболее выгодные инвестиционные решения принимали команды, в которых была максимально высокая связь между всеми участниками.

Крепче горизонтальные связи в команде — выше прибыль.

Как все устроить: примеры тимбилдинга в стартапе

Когда речь заходит о развлечениях для команды, многих руководителей останавливает беспокойство по поводу стоимости. Для стартапа, который только начинает свой путь, финансовый вопрос действительно может звучать болезненно. Но секрет в том, что эффективность корпоратива не определяется его стоимостью.

У нас в проекте сейчас работает 40 человек. Внушительного бюджета на развлечения для команды, как и у многих других стартапов, нет. Мы стараемся использовать максимум из того, что имеем.

Пример 1:

Был случай, когда команду пригласили на конференцию в Одессу. Мы решили: раз уж все равно будем в красивом южном городе, почему бы не дополнить рабочую программу еще и развлекательной. Совместили приятное с полезным, поработали и отдохнули, не тратясь на билеты дважды.

Пример 2:

Еще у нас принято отмечать годовщину работы в проекте: поздравляем специалиста, дарим подарок. Даем возможность пользоваться услугами нашего собственного сервиса бесплатно — за счет компании. Иногда выбираемся на какие-то небольшие посиделки, просто отдыхаем.

Пример 3:

Когда бюджет позволяет, стараемся организовать что-то более запоминающееся: например, ездили в горы с командой. То есть, используем и бесплатные возможности, и платные — когда позволяет ситуация.

Плюс стартапов в том, что обычно в проектах такого формата средний возраст сотрудников — около 30 лет. Это позволяет использовать для тимбилдинговых мероприятий идеи, подразумевающие физическую нагрузку. Как показывает практика, лучше всего люди расслабляются после работы или активного отдыха на свежем воздухе.

Так что устроить субботник или футбольный матч, отправиться в поход или на пикник в парк — неплохие варианты командного досуга. Сначала сотрудники могут воспринять идею скептически, но при правильной организации подобный отдых приносит больше удовольствия, чем посиделки в пабе.

Рецептов тимбилдинга, которые были бы универсальны для всех команд, не существует, поэтому я не буду навязывать какие-то сценарии, но поделюсь наработками Американской психологической ассоциации. АПА несколько лет назад открыла Программу психологически здоровых рабочих мест, и ее руководитель Дэвид Баллард выделяет пять типов мероприятий, улучшающих взаимопонимание между участниками:

Я советую пробовать разные варианты из этого списка, чередовать их, комбинировать, адаптировать под цели своего проекта. И это обязательно даст результат.

Чтобы строить эффективную команду, которая будет на одной волне, не нужны колоссальные ресурсы и громадные бюджеты. Вам необязательно заканчивать каждую вечеринку салютом или приглашать Мадонну.

Если искать возможности везде, они обязательно найдутся. Главное — понимать конкретные цели тимбилдинга, адаптировать все советы под собственный проект и не останавливаться.

Источник

Деловые встречи

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник

5 типов встреч, которые должен регулярно проводить каждый гендиректор

В небольших компаниях гендиректору проще поддерживать общение с командой, потому что пока она немногочисленна и даже может работать в одном помещении. Однако с ростом бизнеса дистанция увеличивается, и сотрудники это ощущают.

Предприниматель Дейв Бейли рассказал, какими проблемами это чревато и как гендиректор может с ними справиться, устраивая регулярные встречи.

Вот какие сложности вызывает отдаление руководства компании от сотрудников.

Справиться с этими проблемами помогут следующие пять типов встреч, которые должен регулярно проводить каждый гендиректор.

1. Встреча руководителей (для контроля)

Ее также можно назвать планеркой, совещанием руководителей или просто «утренней встречей в понедельник». Независимо от названия, на этой встрече группа руководителей анализирует прошлые события, утверждает план на неделю и делится проблемами.

В небольшой компании на нее можно приглашать всех сотрудников, но при масштабировании имеет смысл разделить это совещание на два мероприятия: встречу руководителей и встречу всей команды (об этом речь пойдет ниже). Дело в том, что в большом коллективе действия отдельного сотрудника могут быть менее важными для остальных.

Такая планерка стоит потраченного на нее времени, так как при правильном подходе избавит гендиректора от встреч с каждым отделом, которые могли бы наводнить его расписание. Совещание можно проводить и в конце неделе, но опыт показывает, что в ходе разговора обычно обнаруживаются срочные задачи, а поэтому лучше назначать его на начало недели.

Ключ к успеху здесь — подготовка. Когда руководители приходят с актуальными цифрами и кратким отчетом по ключевым вопросам в своей области (а не делают его на месте), то остается время на дополнительные обсуждения и коллективное решение проблем.

2. Встреча всей команды (для прозрачности)

Как следует из названия, на ней собираются все сотрудники, дистанционно или лично. Руководители дают обновленную информацию по каждому подразделению, делают объявления, а также согласовывают миссию и стратегию компании.

Это отличный шанс еженедельно отмечать ключевые шаги в развитии бизнеса и оценивать усилия команды. Кроме того, на таких встречах сотрудники могут задавать вопросы руководителям и формировать более полное представление о текущем положении дел.

Вопросы также заставляют руководителей чувствовать ответственность перед командой, что ведет к улучшению результатов. Тем не менее, у них совсем не обязательно должны быть ответы на все вопросы, и это лучше сразу признавать, говоря: «Это отличный вопрос, но у меня нет ответа на него. Вот что мы можем сделать, чтобы его получить».

Ключом к успеху общей встречи является понимание сути наставничества. Спросите себя: «Что действительно важно знать каждому человеку в компании?»

3. Встреча один на один (для обсуждения ожиданий)

Цель встреч один на один — обсудить с отдельными членами команды их развитие, проблемы в работе и взаимные ожидания. Если вы используете их для проверки текущих задач, это может быть признаком того, что вы слишком вовлечены в деятельность руководителей отделов. Вместо это спросите себя: «Какие вопросы я бы задал себе, если бы был на месте своих сотрудников?»

Именно их вы и должны задать. Сохраняйте любопытство, чтобы понять мотивацию членов команды — именно это знание поможет повысить продуктивность.

В конце встречи нужно согласовать ряд конкретных последующих шагов. Если сотрудник может сделать это без вашей помощи, то остановитесь на этом варианте, иначе ваш список дел будет заполнен планами других людей (проблема всех руководителей).

Ключ к успеху такой встречи — удерживать себя от желания взяться за чужие задачи. Научив команду самостоятельно находить ответы на вопросы, вы получите более впечатляющие результаты в долгосрочной перспективе. Как однажды сказал мой наставник: «Работайте с человеком, а не с проблемой».

4. Ретроспективная встреча (для обратной связи)

Классическая ретроспективная встреча состоит из трех частей.

Чтобы члены команды высказывались честнее, подчеркните, что это собрание предназначено не для решения проблем, а для их обсуждения. Перечисление позитивных результатов в начале встречи поднимет общее настроение. Кроме того, оно позволит понять, что вдохновляет людей и заставляет их гордиться собой. Когда вы перейдете к тому, что пошло не так, то услышите, что их тяготит. В растущем стартапе каждому члену команды важно регулярно озвучивать свои разочарования, чтобы они не увеличивались до опасных размеров.

В конце разговора коллективу нужно выбрать одну или две области, на которых следует сосредоточиться, чтобы улучшить ситуацию. Учитывая, что два изменения в неделю равняются примерно ста изменениям в год, со временем эффект станет ощутимым.

Ключ к успеху ретроспективных встреч — сопереживание. Все мы люди и всем нам нужна обратная связь. Признание успехов, учет разочарований и исправление ситуации делают команду счастливее

5. «Победная пятница» (для празднований)

На эту встречу сотрудники могут собираться каждую пятницу. Каждый отдел рассказывает — или, что еще лучше, показывает — что-то позитивное, что произошло за эту неделю.

Выход стартапа на безубыточность иногда занимает годы. Хотя многие гендиректора понимают ценность празднования маленьких побед, на практике это оказывается довольно сложно сделать.

Когда компания далека от поставленных целей, есть страх, что празднование приведет к самоуспокоению. В таких случаях становится привычной мантра: «Не оглядываться назад, сосредоточиться на том, куда мы пытаемся добраться». К сожалению, недооценка усердной работы может перерасти в обиду: «Я так много тружусь, а это воспринимается как должное».

Если позволить себе и своей команде регулярно отмечать небольшие победы, то можно удовлетворить потребность людей в признании и усилить чувство связи с компаний. Это скорее повысит мотивацию, чем понизит ее.

Ключ к успеху «победных пятниц» — благодарность. Она позволяет противостоять множеству негативных эмоций. Наоми Уильямс однажды сказала: «Невозможно быть благодарным и подавленным одновременно».

Может показаться, что все эти встречи отнимут слишком много времени и сил. Однако вот что важно: они действительно могут занять до 20% времени, но при этом обеспечат 80% ваших возможностей как гендиректора. В конце концов, ваши результаты зависят от других людей.

Источник