Как навести порядок в бухгалтерии
13 правил работы в 1С, которые должен знать каждый бухгалтер
Не так давно мы провели для наших читателей вебинар, посвященный проверке правильности ведения учета в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Специально к этому мероприятию я подготовила перечень правил работы в 1С, которые должен соблюдать каждый бухгалтер. Но эта тема мне кажется очень актуальной, ведь за годы работы с клиентами я часто видела серьезные проблемы с базами 1С, которые можно предотвратить, выполняя совсем простые действия. Поэтому я решила поделиться с вами конспектом своего доклада и надеюсь, что полученные знания вы обязательно будете применять в своей работе.
1. Регулярно создавать копии информационных баз
Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.
В каких случаях вам могут помочь копии базы:
— физической поломки компьютера/сервера;
— заражения вирусами;
— повреждения самой информационной базы 1С;
— «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).
2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».
Указываем дату – последний день закрываемого периода.
3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».
4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки
Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.
Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?».
5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.
Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Развернуть ссылку «Результаты обновления программы» и выбрать пункт «Описание изменений программы».
6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.
7. Не нумеровать документы и справочники вручную
В программе предусмотрены определенные алгоритмы автоматической нумерации документов. В том случае, если вы решите в них вмешаться, исправить какой-то номер, например, добавив в него косую черту или какие-то другие символы, то будьте готовы к тому, что за нумерацией в дальнейшем придется следить также вручную.
8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».
Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».
9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С»
11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.
12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».
Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.
13. Использовать сервис 1С: Отчетность
Это правило носит скорее рекомендательный характер, просто хочу поделиться выводами из своего личного опыта и немного рассказать о том, чем именно этот сервис удобен. Итак, в чем же самые ощутимые плюсы 1С: Отчетности для бухгалтера?
Нет необходимости выгружать и загружать отчеты в другие программы – в том случае, если вы используете сторонние программы для отправки отчетности, то всегда нужно сделать за актуальностью двух программ: своевременно их обновлять, контролировать корректность реквизитов организации, а также желательно следить, чтобы данные «не потерялись» при выгрузке-загрузке и отчет содержал последние значения.
Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Как упростить работу с первичными документами
Чтобы своевременно получить первичку, приходится потратить немало времени. Кроме того, ее нужно без ошибок заводить в учет, правильно хранить, быстро находить при проверках. Как при решении таких задач избавиться от рутины, избежать авралов и возможных санкций, которые грозят за нарушение этих правил?
Получение документов
Традиционно бумаги передаются из рук в руки, часто с опозданиями, порой теряются. Если в игру вступают курьер или «Почта России», повышаются финансовые и временные издержки, приходится тратить время на звонки и напоминания, а передача документов все равно откладывается до последнего момента. В итоге бухгалтеру, особенно удаленному, чтобы получить документы от директора и менеджеров вовремя и в полном объеме, нужно приложить немало усилий.
«Гаджетный» директор не беспокоит бухгалтера в неурочное время, даже если договорился о сделке с клиентом в субботу и не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет. Такой директор сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка.
Чтобы стимулировать сотрудников передавать документы вовремя, объясните директору важность своевременного получения первички для корректного учета и отчетности. Это позволит избежать штрафов и претензий от налоговой, а еще получать все вычеты по НДС и не нести финансовых потерь. Согласуйте с руководителем санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Например, закрепите в локальном нормативном акте сроки передачи первички, от соблюдения которых будет зависеть премиальная часть зарплаты сотрудников.
Чтобы оперативно заводить документы в учет, можно принимать сканы документов. Главное договориться о едином канале их передачи — электронной почте или мессенджере, чтобы избежать путаницы и потерь.
— В нашем сервисе есть чат для общения с клиентом, и директора передают сканы прямо через чат. Бухгалтеру удобно отслеживать документы в этом канале, — рассказывает Татьяна Евдокимова, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия.
Правда, при работе со сканами остается проблема с получением оригиналов по привычным каналам и появляется риск дублирования документов. Поэтому можно перейти на следующий уровень — и начать работать с электронными юридически значимыми документами в бухгалтерской программе или сервисе. Это позволит оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковскую выписку.
— Электронный документооборот — это отличный способ своевременно получать большую часть первички, — считает Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группы «Бизнес Онлайн». — Мы стараемся максимально подключить клиентам эту возможность, тем более что она включена в тарифы Контур.Бухгалтерии у всех наших клиентов. Нужно сделать только пару кликов, чтобы настроить.
А еще можно дать ограниченный доступ директору и сотрудникам к бухгалтерской программе или сервису, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли в любое время выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и владеть информацией по дебиторке. И тогда не придется «трясти» с них документы в конце месяца.
Выставление счетов в неурочное время
Предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, — значит решить еще одну проблему. Собственники малого бизнеса часто очень щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички. Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата. Такие руководители часто требуют не только от аутсорсеров, но и от штатных бухгалтеров формировать первичку в кратчайшие сроки независимо от дня недели и времени суток. Когда директор может это сделать сам, он реже беспокоит бухгалтера.
— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка, — рассказывает Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт». — Как показала практика, наиболее успешные и долгосрочные отношения выстраиваются тогда, когда директор и сам работает в бухгалтерии, и одновременно может контролировать работу бухгалтера. Он воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсе, прозрачность и доступность того, что мы делаем.
Как убедить директора работать с первичкой в электронном формате: памятка для бухгалтера
Порой предприниматели опасаются переходить на цифровой документооборот. Работать с бумагами им привычнее. Вот несколько аргументов, которые помогут вам убедить директоров.
Заведение первичных документов в учет
«Ручная» обработка первички — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает львиную долю рабочего времени. Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. И это все равно не исключает ошибок. Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.
Так, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать. Вместо того чтобы усердно переносить данные, бухгалтеру достаточно лишь контролировать правильность заполнения строк и делать проводки.
Объясните коллегам важность своевременного получения первички для ведения учета и отчетности. Пропишите санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Договоритесь о едином канале передачи сканов, чтобы оперативно заводить документы в учет.
Чтобы быстро заводить документы, можно также использовать систему распознавания сканов накладных в бухгалтерских программах. Она сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров, а при сомнении в правильности распознавания обратит на это ваше внимание.
Чтобы сэкономить время, которое тратится на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов, переходите на электронные юридически значимые документы. Они вводятся в учет в несколько кликов. Ошибки, возникающие при «ручной» обработке первички, а также расхождения при налоговой сверке с контрагентом при работе с ЭДО исключены. Ведь все работают с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить нельзя.
Хранение и систематизация первички
Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.
Штатному бухгалтеру придется заниматься бумажным архивом самостоятельно, а удаленные специалисты могут перепоручить эту задачу клиенту и принимать от него сканы первички или электронные документы.
— Поясните клиенту, что первичка — это ЕГО документы, — советует Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС». — Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор, и отдавать оригиналы кому-нибудь (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.
Составьте для директора инструкцию по хранению первички в его офисе. Убедите его, что в этом случае оригиналы не потеряются, как это могло бы случиться, например, при прекращении сотрудничества с удаленным бухгалтером.
— В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, в котором он будет прописан в договоре, — продолжает Елена Спирова. — При этом клиент не освобожден от обязанности восстановить первичку. Последствия могут быть значительно большими, чем компенсация от фирмы за утерю документов.
Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.
Современные сервисы систематизируют размещение сканов и электронных документов в электронном архиве. Это существенно облегчает хранение и поиск первички. Можете прикрепить скан к заведенному электронному документу, а потом легко найти его при налоговой проверке. В списках бухгалтерского сервиса легче следить за недостающей первичкой, закрытием сделок, оплатами и документами по ним.
— Файлохранилище в Контур.Бухгалтерии позволяет отражать все файлы, которые были переданы бухгалтеру, и помечать обработанные, а недостающие документы видеть в списках операций, — рассказывает Татьяна Евдокимова.
Вам также могут быть интересны другие статьи:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Пять шагов к порядку в бухгалтерии
Налоговый инспектор может пожаловать на фирму с проверкой в любой момент. Поэтому бухгалтеры должны содержать финансовые документы в полном порядке. По закону российский предприниматель обязан хранить огромное количество финансовых бумаг долгое время. Но у учетных работников для этого не всегда есть возможность. На помощь ему придут современные японские технологии, которые «реформируют» не только работу бухгалтерии, но и организацию компании в целом.
«Свалка» в бухгалтерии
Налоговые контролеры при проверке могут затребовать у предпринимателя практически любой бухгалтерский документ. Ведь по закону добросовестный налогоплательщик должен хранить все первичные бухгалтерские бумаги в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А прочие бумаги, необходимые для расчета и оплаты налогов, нельзя уничтожать в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Получается, что даже в небольшой компании есть значительные архивы, в которых хранятся финансовые и юридические бумаги. Однако в результате эти помещения превращаются в склады мусора.
«Налоговые проверки происходят почти всегда неожиданно, а до этого момента документы бессистемно размещаются по полкам и шкафам», – рассказывает директор столичной канцелярской компании Борис Лыков.
В большинстве фирм порядок отсутствует не только в архивных помещениях, но и в самом помещении бухгалтерии или, допустим, юридического отдела. В итоге любой работающий человек в нашей стране почти с содроганием вспоминает ситуацию, когда ему нужно получить печать в бухгалтерии или забрать какую-либо квитанцию у кассира. Ведь эта процедура может затянуться надолго и порядочно вымотать нервы у человека. Особенно если необходимые при этом документы будут утеряны или «переложены куда-то» сотрудниками бухгалтерии.
Внутренний беспорядок в финансовом отделе вызовет в первую очередь недовольство у сотрудников компании. Правда, они смогут всего лишь расстроиться либо пожаловаться руководству. По мнению Бориса Лыкова, в этом случае мудрый предприниматель должен не только прислушиваться к жалобам, но и прилагать все усилия для наведения порядка на своей фирме. «Иначе при проверке внутренний беспорядок во всей красе откроется ревизорам».
Кто поможет навести порядок?
В последнее время некоторые современные московские предприниматели обращаются к помощи различных инноваций, например к японским технологиям менеджмента. Эти технологии позволяют более эффективно организовать работу на фирме, правильно распределить обязанности между сотрудниками, навести порядок в отдельных подразделениях либо в компании в целом, а также выработать стратегию дальнейшего развития бизнеса.
Одна из таких технологий – система 5S – в нашей стране внедряется в первую очередь именно в бухгалтерии. Отечественные специалисты адаптировали эту систему к российским условиям и назвали ее «Упорядочение».
Эта система в российском варианте гласит: основными принципами работы всех сотрудников компании должны быть дисциплинированность, четкие правила, скрупулезные проверки и уборки. Технология может касаться как предприятия, занимающегося производством, так и торговой компании. Систему можно применять и для отдельных департаментов фирмы, и для компании в целом.
Для начала современные столичные предприниматели начали изучать и использовать японскую концепцию в финансовых и юридических отделах. «Ведь именно в бухгалтерии и у юристов существует масса технической бумажной работы, которая тормозит развитие фирмы», – говорит бизнес-консультант столичной аудиторской фирмы Ольга Романова.
Японская философия для бухгалтера
Столичные бухгалтеры начали работать по системе «Упорядочение» всего лишь несколько лет назад. Но уже сейчас их личные результаты впечатляют. «Проверок мы не боимся. Ведь в бухгалтерии безупречный порядок», – говорит Денис Стычкин, генеральный директор фирмы, всего лишь год назад внедривший технологию 5S. Владелец другой московской торговой компании, которая использует японские технологии уже пять лет, похвастался, что даже рядовой работник финотдела может найти любой необходимый документ в течение 30 секунд! Что и говорить о том, насколько эффективной является организация всей компании в целом.
Бухгалтер этой фирмы Ирина Лаптева рассказала о том, как основные принципы японской технологии помогли реформировать российскую бухгалтерию.
Первый – освободить пространство от всего ненужного. Правда, по словам Ирины, что считать хламом, в их бухгалтерии решали долго. Ведь опять-таки многие бумаги необходимо хранить долгое время. Например, первичные бухгалтерские документы, в том числе трудовые договоры и платежно-расчетные ведомости на каждого работника (если нет личных карточек), которые вообще должны находиться в архиве в течение 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.).
В итоге выкинули неисправное оборудование, лишние вещи, а также бумажный мусор, который пришлось выбирать из нужных документов почти неделю. В результате общее помещение бухгалтерии стало намного просторнее, как и отдельные комнаты учетных работников. Ирина говорит, что после капитальной уборки специалисты не только спокойно работают, но и спокойно принимают любого посетителя. «Ведь теперь при звуке открывающейся двери мы не боимся услышать грохот падающих папок», – сказала она.
В наведении порядка поможет и второй принцип – рациональное размещение предметов. По словам Ирины Лаптевой, это больше внешний, «визуальный принцип». Для того чтобы следовать этому принципу, сотрудники расклеили стикеры с надписями или развесили указатели на всех предметах в помещении. Допустим, одежду начали убирать в шкаф, на котором написано «гардероб», а зонтики – в корзину с надписью «место для зонтиков». Если в кабинете какого-то сотрудника несколько шкафов, то они пронумерованы. То же самое можно сказать о полках и ящиках.
Директор фирмы Денис Стычкин говорит: «Это не помешательство, это прививание правильных привычек сотрудникам. Если персонал приобретет эти привычки, то у любого работника всегда в голове будет работать принцип “взял-поработал-положил на место”. А ведь этот принцип поможет ему и в жизни». Результатом именно этого принципа японской технологии и стало то, что любой бухгалтер очень быстро может найти любой документ на фирме.
Рациональное размещение предметов помогает не только работникам бухгалтерии, но и всем сотрудникам. Ведь на рабочем месте финансового или другого специалиста, который может находиться в отъезде, должны сориентироваться и его коллеги в случае, если возникли какие-либо проблемы. Тут, правда, Ирина сделала оговорку, что только генеральный директор определяет, кто сможет «ориентироваться» на столах в бухгалтерии.
Третий принцип системы «Упорядочение» – регулярная уборка, а также налаженная система выявления и исправления ошибок. Здесь речь идет о том, что в бухгалтерии существует специальная цепочка работников, которые один за другим перепроверяют друг друга. Ирина Лаптева говорит, что это самый лучший метод борьбы с «бухгалтерскими ляпами».
Следующий шаг для внедрения концепции 5S для бухгалтера не звучит как новый – стандартизация правил. Только правил не бухгалтерского учета, а правил эффективной работы финансового отдела фирмы. Для этого сотрудники специально разрабатывают схемы быстрого выполнения различных рабочих операций. Такие алгоритмы даже могут быть прописаны в специальных тетрадях. Например, определенная цепочка «Сдача отчета о прибылях и убытках» или «Сдача отчета в налоговую инспекцию» и т. д.
Кроме того, для каждого работника финансового отдела разработаны особенные инструкции. Обычные должностные инструкции описывают формальные обязанности и полномочия определенной штатной должности в стандартном коллективе. В компании Ирины инструкции содержат свод неформальных правил как для всех бухгалтеров, так и для каждого сотрудника финансового отдела вплоть до уборщицы. «Бухгалтерия стала работать в несколько раз быстрее. Ведь любой сотрудник нашего отдела знает, что именно он должен делать в той или иной ситуации», – говорит Ирина Лаптева. Неформальные указания даже содержат правила в шуточной форме, например: «Во время налоговых проверок не пытайтесь уходить домой ранее полуночи». Хотя любому учетному работнику понятно, что это правило можно назвать и серьезным.
Итоговым, пятым, принципом японской системы являются всеобщая дисциплинированность и организованность. Однако генеральный директор фирмы Денис Стычкин считает, что все бухгалтеры становятся дисциплинированными, когда уже вступили в силу четыре вышеописанных принципа и в финансовом отделе наведен безукоризненный порядок.
По словам Ирины, сегодня «сотрудники бухгалтерии очень пунктуальны и дисциплинированны. Они всегда приходят на рабочее место вовремя. А если вдруг приходится задерживаться, то организуют свою работу так, чтобы выполнить ее без лишних нервов и как можно быстрее и правильнее. Японская система очень нам помогает».
Не все хотят порядка
Конечно, эта концепция несовершенна. В России у нее есть и противники. Главные аргументы против японской системы заключаются в том, что жители России и Японии имеют разное воспитание, образование и менталитет. Поэтому «очень трудно привить железную дисциплину и внутренний контроль нашему легкомысленному русскому человеку», – справедливо отметил менеджер по персоналу одного российского предприятия.
Однако по большей части такие контраргументы действительны в отношении работников, занятых производством товара – так называемых рабочих специальностей. Что касается бухгалтеров и прочих финансовых работников, то тут технология «Упорядочение» подходит по всем параметрам для улучшения, ускорения и усовершенствования рабочего процесса – как личного труда одного сотрудника, так и всей бухгалтерии в целом.
Идея 5S получила распространение во многих странах. Первыми переняли концепцию американские компании Procter&Gamble и Caterpillar. В некоторых странах специалисты разработали близкие 5S национальные методики. К примеру, в Финляндии существует система Tuttava, развивающая навыки безопасной и производительной работы.
5S – система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины. Она появилась в Японии в середине прошлого века. Ее идеологом принято считать Каору Исикаву, известного теоретика качества. Со звука «S» начинаются пять японских слов, которые можно перевести как «организация», «порядок», «чистота», «наглядность» и «ответственность».
Согласно японской концепции именно порядок всегда должен стоять у истоков успешного бизнеса. По мнению последователей этой теории, внедрение системы 5S на любом предприятии поможет справиться с внутренним беспорядком в отделах и в организации в целом.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование