как можно создать задачу битрикс 24
Работа с задачами в «Битрикс24»
«Битрикс24» — это множество преимуществ. Для управления проектами не требуются дополнительные усилия: чтобы установить и настроить продукт, нужно немного времени.
Как поставить задачу: инструкция для пользователей
Постановка задачи занимает несколько кликов.
Зайдите в меню, найдите вкладку «Задачи и Проекты» и нажмите «Добавить задачу».
После этого выполните основные настройки: введите название и описание задачи, назначьте ответственного, соисполнителя и наблюдателя. Когда роли распределены, обозначьте крайний срок выполнения с помощью встроенного календаря. Помимо этого, можно воспользоваться чек-боксом и отметить важность задачи.
При необходимости пользователь в поле описания прикрепляет файлы, чек-лист и ссылки. Также можно добавить напоминание и оформить текст как цитату.
Во вкладке «Еще» есть дополнительные настройки. С их помощью можно разрешить ответственному лицу переносить сроки сдачи или добавить задачу в избранное. Для этого нужно только отметить галочками соответствующие поля.
Выполненная задача возвращается постановщику на проверку. Он либо принимает ее, либо отправляет на доработку.
Чтобы ознакомиться с описанием интересующей опции, надо навести курсор на иконку с «?».
Портал позволяет связывать задачи друг с другом или прикреплять их к другим задачам. Первый вариант подходит для задач, которые относятся к разным проектам, но при этом имеют общие пункты. Второй вариант помогает объединить задачи в рамках одного проекта.
Постановщик. Контролирует выполнение задачи. Постановщиком автоматически становится тот, кто создает задачу. При необходимости стать постановщиком может другой пользователь портала. Ответственный — исполнитель задачи, который имеет право приглашать наблюдателей и изменять статус задачи в соответствии с настройками доступа. Если ответственному нужна помощь, назначается соисполнитель. Последний может редактировать чек-лист, добавлять ссылки, оставлять комментарии.
Наблюдатель — сотрудник без доступа к выполнению задачи и ее результатам. Наблюдатель видит статус задачи, отслеживает процесс выполнения работы, оставляет комментарии. Обычно наблюдатель — это непосредственный руководитель ответственного.
Постановщиком и ответственным может быть только один сотрудник, а наблюдателями и исполнителями иногда назначают нескольких работников.
В верхней части страницы находится меню. Оно значительно упрощает работу с задачами. Вкладки меню распределяются в соответствии с ролями:
Благодаря тому, что задачи в списке группируются, разобраться со всеми вопросами легко. В «Битрикс24» можно сортировать задачи по статусам и понимать, что именно в настоящий момент делает конкретный сотрудник.
Для повторяющихся задач можно создать шаблон задачи с автоматической постановкой. Портал все сделает сам: создаст задачу, заполнит нужные поля, распределит роли. Вам нужно только внести правильные настройки. Создать шаблон просто: зайдите в «Задачи и Проекты», откройте «Еще» и нажмите «Добавить». Перед пользователем появятся ранее созданные шаблоны, их можно редактировать или удалять.
Новый шаблон создается в открывшейся вкладке. Здесь необходимо заполнить поля в соответствии с инструкцией по постановке задачи. Указанные параметры будут действовать для всех задач, которые создаются по шаблону. Пользователь может редактировать как сам шаблон, так и любую отдельную задачу.
Чтобы создать автоматически повторяющиеся задачи, необходимо провести настройку, аналогичную созданию шаблона. Этот полезный инструмент позволяет ставить задачи в автоматическом режиме, а не создавать их снова и снова. Что делать: зайти в «Дополнительные настройки» и кликнуть «Сделать задачу регулярной», установить дату, время, число повторов и крайний срок. Шаблон разрешается регулярно применять, редактировать и удалять.
Задачи в «Битрикс24» — это удобный инструмент с широким функционалом. Он помогает отслеживать, как работают сотрудники, оценивать и контролировать эффективность компании.
Готовые решения INTEC:
Хотите быть в курсе всех наших обновлений? Тогда подпишитесь на нас в соцсетях!
Работа с задачами в Битрикс24
Задачи в CRM — основной инструмент для планирования и контроля действий сотрудников компании. В Битрикс24 есть гибкая система управления задачами позволяющая:
Сегодня мы подробно рассмотрим как правильно пользоваться задачами в Битрикс24. Как распределить нагрузку на подчиненных, контролировать сроки исполнения и следить за продвижением проекта.
Как поставить задачу в Битрикс24?
Создать задачу, назначить ответственных и контролировать этапы выполнения можно через раздел в главном меню «Проекты». Чтобы создать новую задачу переходим в раздел и выбираем «Добавить», либо нажимаем на значок молнии для экспресс-создания.
В первом случае открывается новое диалоговое окно, в котором необходимо:
В нижнем левом углу галочкой можно отметить настройки как готовый шаблон. Это удобно для управления регулярными или периодическими процессами.
Для быстрой постановки несложных заданий можно воспользоваться экспресс-формой. При нажатии на значок молнии появится форма для заполнения.
В первую очередь задается имя и вводится ее описание, далее можно объединить процесс в рамках какого-либо проекта. Напротив названия нового процесса указывается крайний срок выполнения, а также ответственные сотрудники.
Дополнительные настройки
Отдельное внимание требуется уделить дополнительным настройкам, расширяющим возможности типовой задачи. При работе с задачами в Битрикс24 в разделе «Дополнительно» можно:
Кроме того, при работе с описанием процесса можно задать чек-лист, а во время планирования сроков — изменить логику обработки задания в CRM. Например, разрешить исполнителю менять сроки, добавить задание в план или в избранное и т. д.
Все задания, формируемые в Битрикс, напрямую связаны с другими функциями CRM. К примеру, новые задания автоматически добавляются в рабочие группы и обсуждения Живой ленты. Процессы с запланированным графиком и сроками сдачи вносятся в глобальный и персональный календарь для каждого ответственного сотрудника. При необходимости обменяться файлами в рамках задания задействуется Битрикс.Диск.
Роли сотрудников в задачах
Для выполнения задания в группах определяются роли сотрудников. Всего в Битрикс24 задачи предполагается 4 типа участников:
Распределение ролей в Битрикс осуществляется в настройках задания сразу после описания. Для этого необходимо рядом с ответственным лицом активировать элементы с остальным ролями.
При этом роль ответственного и постановщика могут иметь только по 1 сотруднику. Соисполнителями и наблюдателями в проекте могут быть любое количество пользователей Битрикс24.
Обзор меню задач
Основное меню в Битрикс24 расположено в верхней вкладке раздела с правой стороны. В меню отображается основной инструментарий и функциональность раздела, часть опций скрыта под вкладкой «Еще».
Инструментарий меню следующий:
Задачи в Битрикс24 позволяют разработать алгоритм и выстроить последовательность для работы с проектами любого уровня сложности. Более того, каждое действие может быть полностью автоматизировано.
При необходимости каждый работник может настроить меню индивидуально. Для этого во вкладке «Еще» выбираем «Настроить меню», после чего проводим настройку и сохраняем изменения. Любой элемент из меню «Проекты» можно сделать главным в разделе или закрепить в левой колонке Битрикс24.
Статусы задач
В верхней шапке раздела слева от меню задач расположены статусы. Верхняя строка отвечает за этапы, на которых находится исполнитель при работе с заданием.
Вкладки отображаются для каждого сотрудника индивидуально и определяются его правами доступа в соответствии с назначенными ролями в проекте. Логика распределения статусов следующая:
Над каждой вкладкой могут отображаться числовые индикаторы.
Индикаторы служат для информирования работника о необходимости уделить повышенное внимание поставленной задачи. Индикаторы появляются при постановке нового, еще не просмотренного процесса, или в случае окончания срока, назначенного на выполнение.
Шаблоны задач
Постановка задач в Битрикс24 может быть полностью или частично автоматизирована за счет использования шаблонов. Применение шаблонов позволяет ускорить работу с типовыми процессами и не тратить время сотрудников на заполнение шаблонных пунктов.
Чтобы создать и запустить шаблон:
Чтобы автоматизировать процесс, достаточно в настройках выбрать опцию «Сделать задачу регулярной». Во всплывающем окне потребуется настроить время и интервал запуска задания, назначить дату окончания или количество повторений.
По окончании настройки шаблона все изменения необходимо сохранить.
Что в итоге?
CRM Битрикс24 позволяет детально проработать задачи по любому действию для каждого проекта. Настройка задач позволяет облегчить контроль сотрудников и оптимизировать работу над проектом, а при использовании шаблонов — автоматизировать большинство процессов.
Компания Первый БИТ проводит настройку и автоматизацию корпоративного портала Битрикс24. Проводим внедрение любой сложности и поможем настроить задачи для вашей компании. При необходимости также дорабатываем CRM и обучаем ваших сотрудников.
Как создать задачу
Компания расширяет штат сотрудников. Нужно получить у менеджера по персоналу текст объявления, разместить его на сайте, распланировать собеседования и подготовить документы. Все это делают разные люди, кто-то забывает свою часть задания и компания остается без сотрудника. За процессами невозможно уследить, записывая всё в блокнот или электронную таблицу. Но их можно упорядочить и облегчить инструментами Битрикс24.
Откройте раздел Задачи и проекты, в левом верхнем углу и нажмите на кнопку Добавить задачу.
1. Напишите название и описание
Нажмите на поле Это важная задача. Такие задачи отмечаются огоньком в списке и сотрудник поймет, что вопрос требует срочного решения.
2. Составьте Чек-лист
Чек-лист удобен при работе с большими задачами. Разложите задачу на составляющие, так сотрудники поймут с чего начать, а вам будет легче следить за её выполнением.
Подробнее вы можете прочитать в статье Чек-листы в задачах.
3. Добавьте сотрудников в задачу
Существуют 4 роли: Ответственный, Постановщик, Соисполнитель и Наблюдатель.
Вы можете создать задачу от лица другого сотрудника:
Если вы администратор портала, просто выберете нужных сотрудников в качестве ответственного и постановщика.
Если задачу создаёт сотрудник, он может выбрать другого постановщика, но в такой задаче он всегда будет в роли ответственного.
4. Определите сроки выполнения задачи
Нажимайте на поле Крайний срок или используйте Планирование сроков, для установки времени на задачу вплоть до минуты.
Когда вы внесете все настройки, нажмите кнопку Поставить Задачу.
5. Укажите настройки во Вкладке Ещё
Наведите курсор на иконку со знаком вопроса рядом с каждой опцией, чтобы прочитать ее детальное описание.
6. Поставьте дополнительные настройки задач.
Для детальной работы с задачами, выставляйте специальные настройки. Нажмите на вкладку Дополнительно и выберите нужные опции к задаче.
Подробнее про эти опции вы можете прочитать в следующих статьях:
Работа с задачами в Битрикс24
Портал Битрикс24 предлагает эффективный способ управления как отдельными задачами, поставленными одному сотруднику, так и целыми проектами, над которыми трудится команда. В этой статье мы постарались проработать все сложности, которые возникают у пользователей, сталкивающихся с этим функционалом.
Битрикс24 представляет собой комплекс рабочих инструментов, и «Задачи» один из них. Взаимосвязь всех этих инструментов позволяет вам видеть картину своего бизнеса целиком. Например, при постановке задачи своему сотруднику, вы можете указать, к какому клиенту из CRM она привязана. В результате, открыв карточку клиента вы увидите, какие работы по нему проводятся. Также у вас есть возможность ставить задачу и назначать ответственного прямо во время добавления лида в CRM.
Создание задачи: простая и расширенная форма
Чтобы создать задачу, перейдите в соответствующий раздел в меню слева. Поставить задачу вы можете несколькими способами.
Самый простой и быстрый:
В открывшемся списке, кликните по области «Новая задача», введите название задачи и нажмите клавишу «Enter». В таком случае задача будет поставлена вам, от вас, без указания какого-либо срока исполнения и прочих нюансов.
Этот способ не всегда удобен, так как не позволяет конкретизировать задачу. Для создания более подробных задач воспользуйтесь кнопкой «Добавить задачу» в правом верхнем углу.
Если задача важная, поставьте соответствующую галочку в правом углу. При необходимости к задаче можно прикрепить файлы:
В Битрикс24 вы можете планировать сроки выполнения задачи. Для этого в соответствующем поле необходимо указать дедлайн задачи.
В меню «Еще» вы можете выполнить следующие настройки:
Разрешить исполнителю менять сроки задачи (если ответственный не будет успевать выполнить задачу, у него будет возможность изменить крайний срок);
Пропустить выходные и праздничные дни;
Принять работу после завершения задачи.
Некоторые из пользовательских полей обязательны, и без их заполнения вы не сможете поставить задачу. Создание и редактирование пользовательских полей доступно Администраторам портала.
Обратите внимание, что при наведении на поле создания задачи появляется значок канцелярской кнопки. Он используется для настройки интерфейса страницы создания задачи. Если поле «приколото», при создании последующих задач оно поле будет присутствовать. Если же поле вам не нужно, «отколите» кнопочку.
Также есть ряд дополнительных полей, которые вы можете «приколоть» и использовать при создании задач. Те поля, что вы не используете будут скрыты.
В меню «Дополнительно» вы можете настроить:
После заполнения всех необходимых полей и указания важной информации для задачи, нажмите кнопку «Поставить задачу».
Как только задача поставлена исполнитель получает уведомление в корпоративный чат и живую ленту.
Задачу можно комментировать — это очень удобно для обсуждения, ведь все сохраняется и находится в одном месте, что позволяет легко найти необходимую информацию. Также вы можете просматривать историю по даной задаче и следить за учетом времени.
Создание задачи из живой ленты
Бывает так, что созданию задачи предшествует длительное обсуждение проекта или необходимых действий, которые происходят в живой ленте. Когда обсуждение завершено и достигнуто некое соглашение, вы можете создать задачу на основании вашего сообщения.
Для этого нажмите на клавишу «Еще» под сообщением и выберите в меню «Создать задачу».
После этого вы получите уведомление, что задача создана и сможете перейти к ее непосредственному редактированию по алгоритму, описанному выше. Обратите внимание, что в описании задачи будет текст сообщение, а заголовком будет заголовок сообщения. Также к задаче будут прикрелпены изображения и документы, которые были прикреплены к сообщению в живой ленте.
Создание повторяющейся задачи
Если у вас есть ряд повторяющихся задач, которые вы должны выполнять регулярно, например, составлять еженедельные отчеты, вы можете создать шаблон задачи, которая будет ставиться автоматически. При использовании данной функции вам не понадобится каждый раз создавать задачу, заполнять поля, распределять роли между сотрудниками, портал сделает это за вас, если вы внесете соответствующие настройки.
На странице создания новой задачи после заполнения всех обязательных полей, перейдите в «Дополнительно» и выберите пункт «Повторять задачу» и поставьте галочку «Сделать задачу регулярной». В появившемся меню настройте повторяемость задачи.
Укажите, как часто должна создаваться задача, в какое время и до какой даты. Также вы можете настроить количество повторений. На основании этой задачи будет создан шаблон, который вы сможете использовать в дальнейшем.
Чтобы посмотреть шаблон, отредактировать или удалить нажмите на кнопку «Еще» в правом верхнем углу (возле кнопки «Добавить»). В открывшемся перечне вы увидите несколько последних шаблонов, а также ссылку «Список всех шаблонов», перейдя по которой получите доступ ко всем своим шаблонам задач.
Создание шаблона задачи
Вы можете заранее создать шаблон задачи для большого проекта или часто повторяющихся задач. Для этого перейдите к списку шаблонов (кнопка «Еще», ссылка «Список всех шаблонов») и нажмите на кнопку «Добавить шаблон».
В интерфейсе создания шаблона вы можете добавить и удалить необходимые поля, заполнить информацию, которая будет повторяться в каждой задаче, распределить роли (выбрать ответственного, постановщика, наблюдателей и соисполнителей), настроить повторяемость и т.д. А после сохранения шаблона, воспользоваться меню:
Права и роли в задачах
В разделе «Задачи» вы можете назначить сотрудников на несколько ролей:
Назначить роли вы можете как в интерфейсе создания задачи, так и в интерфейсе просмотра задачи. Также обратите внимание, что если вы указываете постановщиком не себя, то после создания задачи вносить в нее правки сможет только тот, кто указан постановщиком. Также это может сделать администратор портала и его создатель.
Для того, чтобы назначить новых исполнителей или наблюдателей, нажмите на кнопку «Сменить» около соответствующей роли и выберите в появившемся диалоговом окне необходимых сотрудников. Это удобно, если вам не требуется менять условия поставленной задачи, а необходимо расширить или сократить, или заменить круг сотрудников, работающих над поставленной задачей. Для внесения других правок воспользуйтесь кнопкой «Редактировать».
Чек-листы и подзадачи
На странице создания (и редактирования) задачи под полем для текста задачи расположено поле «Чек-лист». Часто бывает так, что в задаче есть ряд мелких действий, которые исполнитель должен выполнить. Это своеобразные подзадачи для ответственного по данной задаче, то есть выполнять их будет один человек.
Такого рода действия удобно вносить в чек-лист. Нажав на ссылку «Добавить», впишите необходимое действие и нажмите клавишу «Enter». Внесите несколько подзадач и у вас появится нумерованный список с чек-боксами, в которых исполнитель сможет ставить галочки, как только действие будет выполнено.
Выполненные подзадачи отображаются в графе «Выполненные» и автоматически вычеркиваются.
Если вам нужно создать подзадачу, исполнителем которой будет другой сотрудник, откройте задачу и в правом верхнем углу, нажмите кнопку «Добавить» и выберите в выпавшем меню пункт «Добавить подзадачу». Далее действуйте по обычному алгоритму: заполняйте поля названия и описания, назначайте ответственного и т.д. Когда подзадача будет создана, вы увидите графу «Базовая задача», а в основной задаче появится вложенная подзадача с другим ответственным.
Меню задач
Значительно упрощает работу с задачами меню в верхней части страницы, где вкладки распределены в соответствии с ролями:
Возле вкладок вы можете увидеть красные «лампочки». Переходя на вкладку, сразу под меню вы увидите расшифровку их значения — не просмотренные задачи. Нажав на ссылку, вы сможете посмотреть и проверить задачи. Как только задачи будут просмотрены, «лампочки» погаснут.
Также в меню есть дополнительные пункты, которые помогут вам ориентироваться в задачах компании:
Если в структуре компании вы назначены руководителем подразделения, то в меню задач у вас будет еще один пункт «Руковожу», где отобразятся задачи сотрудников вашего подразделения и нижестоящих, если таковые имеются. Директор компании увидит задачи всех сотрудников.
В этом графике вы сможете отследить у кого сколько задач в работе, на какой они стадии. Так, если у вас есть перегруженные сотрудники, вы сможете сменить ответственного и переназначить задачи. Красные «лампочки» чаще всего означают просроченные или не просмотренные задачи.
Диаграмма Ганта
Во вкладках пунктов меню задач вы можете сами выбирать способ сортировки задач. По умолчанию задачи представлены в виде диаграммы Ганта – задачи распределены по срокам исполнения. Пользоваться данной диаграммой удобно, когда вы являетесь постановщиком задачи и вам нужно контролировать сроки исполнения по группам задач.
Если у вас есть ряд связанных задач, то есть от сроков исполнения одной задачи будут зависеть другие, вы можете связать их и на диаграмме, что позволит вам практически в один клик передвигать сроки всей связки задач, не заходя в редактирование каждой.
Для этого наведите курсор на задачу, крайний срок которой может повлиять на остальные. По краям от задачи появятся прозрачны круги — зажмите левую кнопку мышки и проведите линию к «зависимой» задаче. У вас отобразится связь в виде серой линии со стрелкой, которая будет указывать на «зависимую» задачу.
В таком случае, если у вас сдвигается срок исполнения одной задачи, вам не нужно заходить в ее редактирование и менять даты. Достаточно выбрать в сортировке задач Диаграмму Ганта и передвинуть задачу на нужный срок. Срок исполнения связанной, «зависимой», задачи также изменится ровно на этот срок. Изменения отобразятся в самих задачах, запишутся в истории, а исполнители получат уведомления в бизнес-чате и живой ленте.
Задачи можно связать четырьмя способами: конец одной задачи с концом другой, начало задачи с началом другой и перекрестно – конец одной задачи с началом другой, и начало одной, с концом другой.
Такой способ установки сроков подойдет для управления большими проектами, которые включают несколько зависимых друг от друга задач. Вам нужно только установить соответствующие связи и следить за сроками исполнения.
Диаграмма Ганта подойдет также для распределения задач по сотрудникам. Благодаря этой диаграмме вы сможете определить, как сильно загружен ваш сотрудник.
Перейдя во вкладку «Занятость» в меню задач, вы увидите, что слева у вас отобразятся не задачи, а ваши сотрудники, в поле же справа будут показаны сроки исполнения назначенных задач.
Групповые действия
Вы можете совершать одинаковые действия с группой задач. Например, вам нужно их завершить или назначить нового ответственного, выделите задачи в списке, поставив галочки и внизу выберите необходимое действие. Вам доступно:
Данное меню доступно в любой вкладке раздела «Задачи», кроме «Занятость», «Проекты» и «Отчеты».
Группы
Если вы ведете большой глобальный проект, в котором задействовано много сотрудников и поставлено большое количество задач, вам удобнее будет просматривать их в рамках рабочей группы. Для этого перейдите в раздел «Группы» в меню слева и создайте группу (нажмите на кнопку «Создать группу» в правом верхнем углу).
В контекстном меню вам следует заполнить информацию о группе: название, описание, иконку (по желанию). И настроить права доступа:
В следующей вкладке настраиваются возможности группы – перечень необходимых инструментов, которые будут доступны группе для работы:
Если вам не нужны какие-то возможности, вы можете убрать галочки с ненужных пунктов. В следующей вкладке вы приглашаете участников-исполнителей, а во вкладке «Дополнительно» устанавливаете права доступа участников группы.
После создания группы, вверху отобразится ее меню, которое полностью повторит те пункты, которые были выбраны во вкладке «Возможности». Выбрав пункт «Задачи», вы сможете просматривать и ставить задачи в рамках данной рабочей группы.
Если у вас уже есть задачи, которые относятся к вновь созданной группе, вам достаточно зайти в редактирование задачи и привязать ее к нужной рабочей группе.
После этого задача отобразится в меню вашей группы, и вам будет удобнее следить за ней в рамках работы над конкретным проектом.
Бизнес-процессы
Бизнес-процессы — это специализированный инструмент, который позволяет автоматизировать работу и связать ее с задачами, например, чтобы задача ставилась автоматически.
Важно!
Бизнес-процессы доступны начиная с тарифа «Команда» облачного Битрикс24.
Например, вам нужно, чтобы после добавления лида, сотруднику автоматически ставилась задача с ним связаться. Для этого используйте настройки CRM, перейдите в раздел «Автоматизация» — «Бизнес-процессы» — Лид — «Добавить шаблон», где уже в конструкторе бизнес-процессов вы сможете создать и отредактировать блоки для создания задачи менеджеру.
Это особенно актуально, если ваша CRM привязана к веб-форме на вашем сайте. Когда вы получаете заявку или вопрос от пользователя, автоматически создается лид, и также автоматически сотруднику ставится задача. Во-первых, это значительно экономит ваше время, так как вам не нужно ставить задачу по каждой отдельной заявке. А во-вторых, вы всегда быстро обрабатываете обращения ваших потенциальных клиентов.
Поиск задач
Если у вас слишком много активных задач и вам нужно быстро найти одну из них, вы можете воспользоваться поиском по ключевому слову.
В правом верхнем углу в разделе «Задачи», рядом с кнопкой «Добавить задачу», есть специальное поле, в которое вы вводите слово или фразу из интересующей вас задачи. После нажатия клавиши «Enter» портал отфильтрует все задачи с данным ключевиком (в том числе завершенные) и отобразит их списком ниже.
Вы также можете искать задачу по ее номеру. Во время создания задачи портал Битрикс24 присваивает ей номер, который вам нужно ввести в поле поиска.
Итак, раздел «Задачи» позволяет вам назначать задачи как отдельным сотрудникам, так и целой группе. Вы можете фильтровать задачи в зависимости от своей роли, следить за выполнением задач других сотрудников, а также быть соисполнителем. Для удобства вы можете привязывать задачи к конкретным клиентам (лидам) и рабочим группам. Вы также можете автоматизировать создание задачи, воспользовавшись настройками повторяемости или бизнес-процессами.
«Задачи» — удобный и функциональный инструмент для управления персоналом, ведения крупных и малых проектов, а также организации эффективной работы вашей компании.