как можно эффективнее всего организовать совместную работу над документом
Как можно эффективнее всего организовать совместную работу над документом
Помните времена, когда для согласования необходимо было отправлять файлы по почте или приносить на «флэшке»? Теперь это в прошлом. Вы можете воспользоваться сервисом «Google Документы» и совместно работать над одним и тем же документом с вашими коллегами. Рассказываем, как это сделать.
НОВЫЙ ДОКУМЕНТ
Если вы создадите новый документ и начнете в нем работать, то по умолчанию он будет доступен только вам, даже если вы отправите ссылку на этот документ своему товарищу.
КАК ДОБАВИТЬ РЕДАКТОРА В ДОКУМЕНТ?
1. Нажмите на Настройки доступа:
2. Введите адрес электронной почты того, кого желаете сделать редактором:
3. Одновременно можно пригласить несколько человек:
4. Если нажать на карандаш справа, то можно выбрать права приглашенных:
5. Если поставить галочку на Оповестить пользователей, то им на почту придет уведомление о том, что вы открыли доступ к файлу.
6. Можно запретить редакторам добавлять новых пользователей, копировать файл при правах «комментирование» (эти настройки откроются, если нажать Расширенные):
7. В конце нажмите Готово и смотрите на всплывающее окно с количеством пользователей, которым вы открыли доступ к документу:
Если у приглашенного аккаунт Google, то ему нужно будет находиться в своей учетной записи gmail, для того чтобы зайти в документ. Но! Если у приглашенного не gmail-почта, то ему придет письмо со ссылкой на вход в ваш документ, и эта ссылка будет работать без входа в аккаунт. Если приглашенный поделится этим письмом с кем-то еще, то все люди, у кого есть ссылка, смогут заходить в ваш документ.
КАК УДАЛИТЬ РЕДАКТОРА ИЛИ ПОМЕНЯТЬ ЕГО ПРАВА И СДЕЛАТЬ ВЛАДЕЛЬЦЕМ ДОКУМЕНТА?
Если вы владелец файла, то вы можете удалять из списка редакторов любого пользователя.
1. Нажмите на Настройки доступа:
3. Вы увидите всех приглашенных редакторов и их права доступа:
4. Если вы нажмете на крестик х, то удалите редактора из документа.
5. А если нажмете на карандаш, то сможете изменить право доступа редактора, в том числе сделать его владельцем файла (осторожно: после этого вы сами перестанете быть владельцем):
В конце всегда нажимайте на Сохранить изменения.
ДЕЛАЕМ ДОКУМЕНТ ДОСТУПНЫМ ДЛЯ ВСЕХ, У КОГО ЕСТЬ ССЫЛКА (И ОТКЛЮЧАЕМ ЭТО)
Допустим, вы написали статью в интернете и хотите приложить к ней ссылку на Google Таблицу с данными вашего исследования — вам нужно, чтобы документ открывался у всех, но только в режиме просмотра.
Для этого вы должны быть владельцем или редактором документа, который имеет право добавлять пользователей (пункт на скриншоте ниже не должен быть отмечен галочкой):
Итак, опять, по пунктам:
1. Вы правильно догадались — идем в Настройки доступа:
2. Кликаем Включить доступ по ссылке:
3. Сразу же включается доступ на просмотр у всех, у кого будет ссылка:
4. Если вы нажмете на выпадающий список, то сможете выбрать редактирование или комментирование документа для всех, у кого будет ссылка, вместо просмотра:
5. Подобным образом можно выключить доступ по ссылке, если он был включен ранее, — нужно выбрать ВЫКЛ.
6. Завершаем все нажатием Готово.
ПЕРЕДАЕМ ССЫЛКУ НА ДОКУМЕНТ ДРУГОМУ ЧЕЛОВЕКУ
Google Документы находятся в облачном хранилище данных. Если вы хотите поделиться с кем-либо данными, то необязательно прилагать сам документ, достаточно отправить ссылку на него (и разрешить к нему доступ). Какую ссылку использовать?
Любую. Вы можете скопировать ссылку на документ из адресной строки браузера:
или из настроек доступа:
Далее вставляете в тело любого письма или сообщения и отправляете нужным людям:
Просматривать документ смогут только те, у кого будет на это право; остальные увидят окно с запросом доступа.
Ещё больше советов вы найдёте в книге «Google Таблицы. Это просто».
Цифровой диктант 2021. Вопросы и ответы
Вопрос № 1. Вы купили телефон и вам нужно перенести контакты со старого телефона на новый. Как можно это сделать?
Вопрос № 2. Вы собираетесь в поход на 5 дней, в котором вы будете жить в палатках, разводить огонь, сплавляться по рекам и осваивать новые ландшафты Сибирского заповедника. Выберите и соотнесите, какие устройства понадобятся вам в пути.
Вопрос № 3. Вы решили самостоятельно настроить беспроводную связь и сеть в своём загородном доме. Вы изучили как это делать, подготовили проект и поехали покупать нужные сетевые устройства, которые вам пригодятся в работе. Выберите и соотнесите, какие устройства могут пригодиться вам в создании беспроводной сети.
Вопрос № 4. Вы помогаете друзьям настроить программу родительского контроля на телефон их дочки. На устройство нужно установить лимит времени работы интернета в день, после чего интернет на телефоне будет блокироваться. Но иногда друзья не могут дозвониться дочке по сотовой связи и сильно переживают. Что нужно сделать, чтобы с ней всегда можно было связаться через интернет?
Вопрос № 5. Вы работаете в группе над проектом документа. В нем каждый участник должен вносить свои изменения в разные разделы. У вас сжатые сроки сдачи документа, который не содержит какую-либо конфиденциальную информацию. Как можно эффективнее всего организовать совместную работу над документом?
Вопрос № 6. Вы оплачиваете коммунальные платежи по своей квартире, квартире родителей и квартире бабушки с дедушкой. Постоянно ездить и проверять платежные квитанции в почтовых ящиках у вас времени нет. Как можно отслеживать начисления коммунальных услуг?
Вопрос № 7. Вы постоянно следите за обновлениями канала любимого новостного медиа в популярной соцсети/мессенджере. Как сделать так, чтобы вам автоматически приходили уведомления о его новых публикациях?
Вопрос № 8. Вы не можете решить, какие из двух пар очков для горных лыж купить, и хотите посоветоваться со своими подписчиками. Как быстрее и эффективнее всего можно узнать, какой выбор сделает большинство ваших подписчиков?
Вопрос № 9. Сын ваших друзей стал тратить очень много времени на социальные сети. Учителя жалуются, что он сидит в них даже на уроках. Из-за этого у него упала успеваемость. Родители переживают за него и поэтому решили воспользоваться функцией «Родительского контроля». Она будет нацелена на ограничение времени пользования любимой платформой сына, где он постоянно просматривает короткие видео. Что из перечисленного эта функция не предусматривает?
Вопрос № 10. Вы покупаете в интернете б/у трекинговый велосипед. В мессенджере вы договорились с продавцом о цене, условиях транспортировки, продлении гарантии на основные механизмы и т. д. Вы хотите скачать и сохранить вашу переписку. Как это можно сделать?
Вопрос № 11. Переписываясь со своим знакомым в мессенджере, вы узнаёте, что в данный момент он находится на берегу моря, и получаете от него фотографию морского заката. Как поделиться этим снимком с другими друзьями, чтобы они поняли, кто его сделал?
Вопрос № 12. Вам на электронную почту по несколько раз на дню приходят рекламные письма, на которые вы не подписывались. Как отключить получение ненужной вам рекламы?
Вопрос № 13. Вы осваиваете возможности персональных настроек на телефоне. Выберите и соотнесите, что необходимо знать об этих настройках.
Вопрос № 14. Вы готовите презентацию для доклада на конференции и хотите на одном из слайдов продемонстрировать динамическое движение объекта из одной части слайда в другую. При этом движение должно происходить автоматически без вашего участия. Как это можно сделать?
Вопрос № 15. Вы ищете определённую форму договора купли-продажи, утвержденную в новом году для заполнения и подачи в регистрационный орган. Что нужно указать в поисковой строке, чтобы в результатах выдачи были готовые для распечатки файлы, не требующие дополнительного ПО?
Вопрос № 16. Вы не хотите, чтобы ваши друзья и знакомые при публикации в социальной сети могли отмечать вас на фотографиях. Для вас это важно, поскольку вам не нравится, когда посторонние люди могут автоматически переходить на ваш профиль. Что нужно сделать, чтобы установить такое ограничение?
Вопрос № 17. Вы едете на такси и встали на светофоре перед въездом в длинный тоннель. Вам пришло сообщение. В сообщении ваш родственник сообщает, что не может до вас дозвониться, и просит вас срочно ему написать названия всех лекарств, которые вы не смогли купить. Времени мало, в тоннеле связь совсем не ловит. Как быстро и корректно передать информацию?
Вопрос № 18. Вам на электронный ящик приходит письмо с извещением, что у вас образовалась задолженность за электроэнергию. Вам необходимо оплатить прикрепленную в письме квитанцию в течение двух дней. В противном случае взыскание задолженности будет передано в суд. Что нужно сделать в первую очередь в данной ситуации?
Вопрос № 19. Вы накопили денежные средства и хотите вложить их на долгосрочную перспективу с получением максимальной прибыли. Ваши друзья подсказали, что банковский процент по вкладам очень низкий, и надежнее и выгоднее вкладывать деньги в ценные бумаги или акции государственных организаций. Выберите и соотнесите способы, как можно приобрести ценные бумаги.
Вопрос № 20. Вам нужно перевести деньги другу за ужин в ресторане. Он — клиент другого банка. Какие данные не позволят вам совершить перевод, если вы будете знать только их и никакие другие?
Вопрос № 21. Вы часто делаете денежные переводы своим друзьям и близким на сумму до 100 тыс. рублей. При этом взимается комиссия за межбанковские операции. Как быстро осуществлять отправку денег на карточные счета других банков без комиссии?
Вопрос № 22. При совершении покупки в интернет-магазине вы оформляете заказ, оставляете свой номер телефона и указываете оплату курьером. После этого, спустя некоторое время, вам позвонил сотрудник магазина, сообщил об ошибке на сайте и предложил получить дополнительную скидку в размере 20% по акции, действие которой заканчивается сегодня. Для этого вам необходимо передать ему свои данные карты, с помощью которых он сможет оформить оплату заказа по акции. Ваши действия?
Вопрос № 23. Вы устраиваетесь на работу, связанную с электронной торговлей. Круг ваших клиентов и задач очень разнообразен. Выберите и соотнесите торговые площадки, которые подходят для решения разных задач по покупке и продаже товаров.
Вопрос № 24. Вы решили купить в интернете холодильник. Через популярный агрегатор товаров вы нашли множество предложений с разными ценами. Какой критерий свидетельствует о том, что продавцу можно доверять?
Вопрос № 25. Вы сделали фотографию и решили встроенными средствами редактора изображений в смартфоне немного ее изменить. Выберите и соотнесите инструменты, которые могут вам в этом помочь.
Вопрос № 26. Вы разбирали свою корреспонденцию и решили оплатить онлайн накопившиеся счета. Вас периодически отвлекали родные, звонки коллег и друзей и вы случайно два раза оплатили одну и ту же квитанцию. Что делать в такой ситуации, чтобы вернуть деньги?
Вопрос № 27. Вы решили поехать к другу загород. В разговоре ваш друг сказал, что у его дома нет адреса, и он расскажет, как проще доехать до него по ориентирам. После объяснений – как добраться – вы поняли, что можете легко сбиться с правильного пути. Что точно поможет вам добраться до нужного пункта назначения?
Вопрос № 29. Доступ к интернету по сети Wi-Fi есть практически в каждом кафе, музее или других общественных местах. Это удобно и не занимает много времени на подключение, так как часто такие сети не требуют пароля для подключения. Чего точно не стоит делать, используя общедоступные сети доступа к интернету?
Вопрос № 31. При установке приложения оно просит у вас доступ ко многим функциям смартфона. Продолжите установку?
Вопрос № 32. Вы живете в съемной квартире, и вам нужно вести ежемесячный учет потребляемой электроэнергии и воды. Для удобства вы создали таблицу на ноутбуке и раз в месяц вносите в неё данные. Недавно вы задумались — если ноутбук сломается, таблицы пропадут и, возможно, вам придется переплатить. Чтобы это не произошло, вы решили выполнять резервное копирование таблицы. Какое хранилище не подойдет для этого?
Вопрос № 33. Вы решили сэкономить на покупке полезных программ для компьютера и скачали с торрента современный графический редактор. После установки все пошло не по плану — все файлы с рабочего стола пропали. И на весь экран развернулся незакрываемый баннер с текстом «Если вы хотите получить доступ к своим файлам, отправьте 0.05 BTC на данный кошелек … и введите номер транзакции», полем для ввода текста и кнопкой «отправить». На ноутбуке хранятся важные файлы, которые вы не хотите потерять. Что делать?
Вопрос № 34. Менеджер известной компании прислал вам по e-mail деловое предложение по запуску совместного проекта. Это предложение вас заинтересовало, вы вступили в переписку и пообещали вернуться с ответом о вашем решении позже. Обсудив предложение с коллегами, вы решили отказаться. Как правильнее всего это сделать, соблюдая нормы цифрового этикета?
Вопрос № 35. Вам на рабочую почту пришло анонимное письмо с откровенными фотографиями вашего коллеги. Такое же письмо получили все работники вашего отдела и начали подшучивать над ним, руководство подняло вопрос его увольнения. Коллега не находит себе места и говорит, что его шантажируют, просят внушительную сумму денег и запрещают обращаться в полицию. Он не знает, что делать, и просит вас ему помочь. Что вы порекомендуете?
Вопрос № 36. Вы начинающий блогер популярного сервиса для создания и просмотра коротких видео. Ежедневно на вас подписывается все больше пользователей. Вместе с ростом аудитории вам начинает поступать и больше комментариев. Некоторые из них обижают вас. Но, несмотря на это, вы хотите продолжать свое развитие как блогера. Как вы можете быстро и эффективно обезопасить себя от оскорблений в комментариях?
Вопрос № 37. Вы давно ждете от коллеги документ с корпоративными материалами, которые вам нужно прокомментировать. Коллега присылает вам ссылку на этот документ, расположенный в облаке с открытым доступом для всех пользователей интернета. Что скажете?
Вопрос № 38. Сотрудник банка, услугами которого вы пользуетесь, позвонил вам и сообщает, что сейчас участились случаи мошенничества. По его словам, ни в коем случае никому нельзя называть информацию с данными о вашей карте или данные для входа в онлайн-банк. В конце разговора вам предлагают скачать на телефон защитное ПО для подстраховки. Для этого необходимо перейти по ссылке из СМС, которую отправил оператор. Как следует поступить?
Вопрос № 39. В ленте социальной сети вы увидели объявление: «Федеральная служба государственной статистики проводит исследования о качестве интернет-соединения и сотовой связи в вашем регионе». И готова платить добровольцам по 1342 рубля за участие в соцопросе. По ссылке вам предлагается ответить на 11 вопросов о том, насколько вы довольны скоростью соединения, качеством аудиозвонков и так далее. В конце опросника вас благодарят за участие и просят оставить данные вашей карты, чтобы перечислить ваше вознаграждение за участие в опросе.
Вопрос № 40. Вам в почту пришло письмо от gosuslugi о том, что произошла ошибка: ваш работодатель неправильно подал данные и вы заплатили больше налогов, чем нужно. Разницу можно вернуть, сумма к возврату – от 12 438 рублей за 2020 год (с учетом антиковидных стимулирующих выплат). Для точного расчета и получения выплаты необходимо указать свои данные: ФИО, дату рождения и платежные реквизиты для перевода вам средств. Ваши действия?
Вопрос № 41. Для авторизации во многих сервисах доступна установка многофакторной аутентификации. Стоит ли использовать такой способ доступа к своим аккаунтам?
Вопрос № 42. Вы собираетесь купить в интернете новые наушники. Агрегатор товаров, которым вы воспользовались для поиска, предлагает покупку в нескольких магазинах на выбор. Но некоторые из них выглядят очень подозрительно. Какой магазин с наименьшей вероятностью может оказаться мошенническим?
Вопрос № 43. На ваш телефон поступил звонок. Собеседник обратился к вам по имени и сообщил, что служба безопасности банка только что зафиксировала попытку снять деньги с вашего счета. Операцию удалось пресечь, но счет заблокирован в целях безопасности. Чтобы разблокировать счет, вам необходимо назвать проверочный код, который поступит вам на телефон или CVV-код карты (трехзначный код на обороте карты). В целях безопасности вы назовете эти данные не оператору, а роботу, после звукового сигнала. Звучит сигнал – ваши действия?
Вопрос № 44. В 2021 году в московских поликлиниках искусственный интеллект стал применяться для помощи врачам в постановке диагноза. Как работает система поддержки принятия врачебных решений?
Вопрос № 45. Какие технологии из нижеперечисленных НЕ являются технологиями искусственного интеллекта?
Совместное редактирование и совместная работа над документами
При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.
Совет: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint. If you’re managing a library, you may also find these videos on documents and libraries helpful
Что нужно для совместного редактирования?
Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.
Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:
Общие хранилища, OneDrive, OneDrive для работы и учебы, SharePoint и SharePoint Server, являются общими областями хранения, которые позволяют совместное авторство.
Приложения, поддерживаюющие совместное Word и PowerPoint на всех устройствах и в более последних версиях, чем Office 2010, поддерживают совместное. Совместное Excel мобильных приложений и последней версии Excel для Microsoft 365 поддерживается.
Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.
Создание и открытие документов для совместного редактирования
Эти статьи помогут вам научиться совместно работать сOffice документами.
Предоставление общего доступа к документам для совместной работы
Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.
Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:
Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.
При работе в Word абзац, над которым вы работаете, блокируется, чтобы другие пользователи не могли перезаписать ваши изменения. Если вы находитесь в автономном режиме, может случиться так, что кто-то еще изменит тот же абзац. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о том, что возник конфликт. Вы можете просмотреть конфликтующие изменения и решить, какие из них следует оставить.
Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для работы и учебы), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью OneDrive в Windows.
По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Хотя библиотека SharePoint документов с разрешениями только на чтение, позволяет пользователям только просматривать документы, хотя никто, кроме автора, не может вносить изменения без явного приглашения.
Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. вSharePoint.
Файлы, хранимыеOneDrive должны быть явно делиться. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные о совместном использовании см. в разделе Общий доступ к файлам и папок в Microsoft 365.
Хотя вы можете отправить файлы с помощью Word и PowerPoint 2007 или более ранней SharePoint или OneDrive, а также открыть их для редактирования, вы не сможете совместно редактировать эти документы в этих устаревших приложениях. Когда пользователь открывает документ с Word или PowerPoint 2007,SharePoint или OneDrive блокирует его и не позволяет другим пользователям Office редактировать его. Чтобы использовать преимущества совместной работы в Word или PowerPoint, мы рекомендуем всем работать как минимум с более новой версией Office 2010, которая включает веб- Office и мобильные приложения.
Да, корпорация Майкрософт совместно работает с десятками партнеров по всему миру (включая Box, Citrix ShareFile, Dropbox и Egnyte), чтобы вы могли совместно работать с Office в Интернете. Обратитесь к поставщику хранилища, чтобы узнать, поддерживается ли совместное Office в Интернете. Однако эти сторонние поставщики хранилищ не поддерживают совместное Office классическими приложениями и другими платформами. Совместное авторство поддерживается в Office в Интернете.
Корпорация Майкрософт не поддерживает совместное авторство документов, хранимых в Google Диск.
Мобильных: Совместное Office файлов также поддерживается в Office для iOS с другими поставщиками хранилищ, включая Box и Dropbox. Совместное Office для Android также поддерживается в Dropbox.
Если совместное редактирование работает неправильно, это может быть вызвано различными причинами. Сведения о том, как решить проблемы, возникающие при использовании и настройке совместного редактирования, см. в статье Устранение неполадок совместного редактирования в Office.
Если вы поделились документами с помощьюOneDrive вы можете получить по электронной почте сообщение об обновлении документа.
Другие разделы
Если вы еще не использовали Word в Интернете, вы можете проверить его на сайте Office.com. Во входе и выберите 
приложения, чтобы выбрать один из всех приложений.
Для администраторов SharePoint:
Примечание: Совместное редактирование не поддерживается для документов, защищенных с помощью управления правами на доступ данным (IRM) или службы управления правами (RMS).